訪問・面会のお願いメールの書き方と例文

訪問・面会のお願いメールに書くこと

取引先に訪問と面会をお願いするメールには、メモにある次の事柄を書きます。

• 宛先と差出人：先方の会社名・部署・役職・氏名、本人の所属と氏名、連絡日。
• 訪問の候補日：日付と曜日、開始時刻。先方がどれかを選ぶ流れであること。
• 所要時間と場所：何分かかるか、先方にうかがうのか。
• 同席者：当社の同席者の氏名と人数、出られない人がいる候補日。先方の同席者をだれが決めるか。
• 返信の期限と別日：確認の返信をいつまでにほしいか、候補が合わないときの扱い。
• 書かない事柄：訪問の目的、手土産、持参する資料など、メモに無いことは決めて書かない。

日程調整のメール全般は日程調整メールの書き方と例文で扱っています。この記事は、取引先へうかがう訪問の依頼に絞り、候補日の曜日、同席者の人数と出られない人、メモに無い目的や手土産の書き足しだけを見ています。ビジネスマナーの適切さ、先方への印象、実際の訪問の手配は扱っていません。

AIで訪問・面会のお願いメールを書かせたときの実測

担当者のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に訪問と面会をお願いするメールを1通作ってください。」とだけ頼む条件と、下のプロンプトを付ける条件で書かせました。4条件です。メモは次のとおりです。日付と曜日は、2026年の暦と合うものにしてあります。

【メモ（営業部 第二営業課・大塚 恵）】
・書類：取引先に訪問と面会をお願いするメールの文面（1通）
・宛先：株式会社みなと物産 購買部 部長の川口 洋子さん
・差出人：当社 営業部 第二営業課 大塚 恵
・連絡日：2026年11月12日(木)。確認の返信は11月18日(水)までにほしい
・訪問の候補日(先方にうかがう)：11月24日(火)14時から、11月26日(木)10時から、11月30日(月)15時から。この3つのうち、先方の都合のよいものを選んでもらう
・所要時間：45分
・当社の同席者：営業部長の宮本 誠、技術部の石井 加奈。大塚を含めて3名でうかがう(石井は11月26日は出られない)
・先方の同席者：まだ決まっていない。川口さんに決めてもらう
・訪問の目的：メモに記載なし(連絡には書かない)
・手土産、持参する資料：メモに記載なし(連絡には書かない)
・候補日がどれも合わない場合は、先方に別の日を出してもらう

メモには、あえて取り違えやすい並びを入れてあります。3つの候補日にはそれぞれ違う開始時刻と曜日があり、同席者は3名のうち1名（石井）が11月26日だけ出られません。先方の同席者は決まっておらず、先方に決めてもらいます。また「訪問の目的」「手土産、持参する資料」は「メモに記載なし(連絡には書かない)」と明記し、AIが目的や手土産を作って書かないかを見ました。

採点は7項目で、回答（メール1通）を対象にしました。①宛先・差出人がメモどおり ②候補日と時刻が合っていて、曜日を書いたものは暦と合っている ③所要時間45分と、先方にうかがう訪問であること ④当社の同席者3名の氏名と、石井が26日は出られない点、先方の同席者を決めて書いていないこと ⑤返信期限と別日の扱い ⑥目的・手土産・持参する資料を書き足していない ⑦そのほかメモに無い日付・連絡先・約束・事実を書き足していない、です。

• 候補日の曜日の誤りは、4条件とも0件だった。メモには曜日が書いてあり、4条件とも11月24日(火)・26日(木)・30日(月)と、暦と合う曜日で書きました。候補日の日付と開始時刻、所要時間45分、返信期限11月18日(水)も、メモのとおりでした。メモに曜日が無い場合は試していません。
• 同席者の取り違えは、4条件とも0件だった。4条件とも、人数は3名で、26日は石井が出られない点を守り、先方の同席者を決めて書きませんでした。ただしHaiku 4.5・ただ頼んだ条件は、「営業部長の宮本 誠と私の計3名でうかがう予定です」と書き、氏名が挙がっているのは2人分です。続く文で「技術部の石井 加奈は11月26日に同行できない」と書いており、3名の内訳は読み手に推測させる書き方でした。人数は合い、氏名の取り違えでもないため、正解表の基準では○としています。ほかの3条件は、3名の氏名を挙げ、26日は石井が出られない点を、注記か候補日ごとの分けた書き方で守りました。
• 訪問の目的・手土産・持参する資料の書き足しは、4条件とも0件だった。どの条件も、目的や手土産には触れませんでした。メモにあらかじめ「記載なし」と明記してありましたが、明記しないメモは試していません。
• プロンプトの効果は、この検証では測れていない。4条件とも7項目すべて○で、プロンプトありとただ頼んだ条件に差が出ませんでした。誤りが出やすいメモを選べていなかった可能性もあります。1回ずつの結果です。
• 会社名と連絡先は、空欄のまま残した条件があった。Opus 5.5・ただ頼んだ条件は〔当社名〕〔電話番号・メールアドレス〕、Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は[当社名]・[番号]・[アドレス]の空欄を署名に残しました。メモに無い電話番号を作ってはいないため、書き足しには数えていません。

次のメモをもとに、取引先に訪問と面会をお願いするメールを1通作ってください。ルールは次の5つです。
1. 宛先・差出人・同席者の氏名と人数・日付・時刻・所要時間は、メモのとおりに書く。
2. 候補日の曜日は、暦で確かめてから書く。出られない同席者がいる候補日は、その人が同席するように書かない。
3. メモに書かれていない訪問の目的・手土産・持参する資料は、書き足さない。
4. 「まだ決めていない」「記載なし」とされた事柄は、内容を決めて書かない。「当日お話しします」「ご指定ください」と書くか、触れない。
5. メモに無い経緯・面識・日付・連絡先は、書き足さない。

［ここにメモを貼り付け］

まとめ

取引先への訪問・面会のお願いをメモから書かせると、Opus 5.5・Haiku 4.5ともに、候補日の曜日の誤りは0件で、訪問の目的や手土産の書き足しも0件でした。同席者の取り違えも0件で、7項目の得点は4条件とも7でした。気になったのは、Haiku 4.5・ただ頼んだ条件が氏名2人分を「計3名」と書いた点だけです。見る場所は、同席者の氏名の数と人数が合っているか、出られない人がいる候補日の書き方です。プロンプトの効果は、この検証では測れていません。