日程調整メールの書き方と例文
打ち合わせの日程調整をAIで下書きしたときの候補・曜日・条件の実測・プロンプト
打ち合わせの日程調整は、相手が候補から選んで返事をするだけで済むように書くのが理想です。候補の日付に曜日を添えたくなりますが、年を確かめずに添えた曜日が違っていると、相手はどちらが正しいのか迷います。このページでは、日程調整のメールに書くことと例文に加えて、AIに書かせたときに候補と条件がどう書かれたかを確かめた結果を紹介します。
日程調整のメールに書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 件名 | 何の打ち合わせの日程調整か |
| 用件と所要時間 | 何のための打ち合わせか、何分・何時間か |
| 候補 | 日付と時間帯。曜日を添えるなら、年のカレンダーで確かめる |
| 候補ごとの条件 | その日だけ出られない人など。条件のある候補の横に書く |
| 場所 | 来社・訪問・オンラインのどれか、または相手に選んでもらう |
| 返事の期限 | いつまでに返事がほしいか |
| 候補が合わない場合 | 別の日を出してもらう、など |
日程調整のメールの例文
件名：〇〇についてのお打ち合わせ日程のご相談 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇〇について、〇時間ほどお打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。 以下の候補の中から、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 ・〇月〇日 〇時〜〇時の間 ・〇月〇日 〇時〜〇時の間 ・〇月〇日 終日（この日は〇〇が出席できず、〇〇のみの出席となります） 場所は、当社にお越しいただく形とオンラインのどちらでも対応いたします。ご希望の方法をお選びください。 恐れ入りますが、〇月〇日までにご返信いただけますと幸いです。 上記の候補でご都合が合わない場合は、ご都合のよい日をお知らせください。 どうぞよろしくお願いいたします。
AIで日程調整のメールを下書きしたときの実測
打ち合わせの日程調整のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに日程調整のメールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の日程調整メールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつメールにさせました（2026年9月26日）。メモの候補日には年と曜日を書かず、1つの候補日だけ開発担当が出られないという条件を入れています。
【メモ（営業・森）】 ・宛先：株式会社アオイ食品 製造部の今井様 ・用件：検査記録アプリの資料についての打ち合わせ（1時間） ・候補：11月4日の10時〜12時の間、11月5日の14時〜17時の間、11月6日は終日 ・場所：当社に来てもらうか、オンラインか、先方に選んでもらう ・当社の出席者：森と、開発担当の河野（河野は11月6日は出られない） ・返事の期限：10月30日までにもらいたい ・候補が合わなければ、別の日を出してもらう
採点は7項目です。①用件と所要時間（1時間） ②候補3つの日付と時間帯がメモどおり ③11月6日は河野が出られないことが分かる ④来社かオンラインかを先方に選んでもらう形 ⑤返事の期限（10月30日） ⑥候補が合わない場合に別の日を出してもらう旨 ⑦メモに無い事実（曜日・年・会議の道具・住所など）を足さない。
| 条件 | 7項目 | 6日だけ出られない人の書き方 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 6日の候補に「（この日は開発担当の河野が出席できず、森のみの出席となります）」と書き添えた | なし |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 6 / 7（⑦×） | 出席者の欄に「※11月6日は河野の都合がつかないため、森のみでの対応となります。」と書いた | あり。「先日お送りした検査記録アプリの資料について」（メモに資料を送ったとは書いていない）。ほかに、打ち合わせの中身を「ご説明とご質問をお受けする」と言い足し、候補に「（開始は10時〜11時）」のような開始時刻の幅を添えた（幅は時間帯と所要時間から出せるため数えない） |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 6日の候補に「（当社開発担当の河野が出席できないため、森のみのご対応となります）」と書き添えた | なし（差出人の名前が無い。採点の外） |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 6 / 7（⑦×） | 出席者の欄に、河野は11月6日は対応できない旨を書いた | あり。メモに無い曜日「11月4日（月）」「11月5日（火）」「11月6日（水）」。2024年などの暦の曜日で、2026年とは合わない（2026年の11月4日は水曜日）。ほかに「11月4日または11月5日のいずれかをご検討いただければ幸いです」と、6日を外すようお願いした（採点の外） |
- 候補の時間帯と、6日だけの条件は4条件とも書かれた。「10時〜12時の間」などの時間帯の記載は4条件ともメモどおりで（Opus 5.5・ただ頼んだは開始時刻の幅を添えた）、6日は開発担当が出られないことも4条件とも書かれました。会議の道具の名前（Zoom など）やURL、住所を作った条件もありませんでした。
- Haiku 4.5（ただ頼んだ条件の1回）は、メモに無い曜日を足した。「11月4日（月）」「11月5日（火）」「11月6日（水）」と書きましたが、2026年の11月4日は水曜日で、この曜日は2024年などの暦のものです。メモに年を書いていないため、曜日はAIには確かめられません。
- Opus 5.5（ただ頼んだ条件の1回）は、メモに無い経緯を足した。「先日お送りした検査記録アプリの資料について」と書きました。メモには、資料を送ったとは書いていません。
- プロンプトありの2条件は7項目を満たした。プロンプトには「メモに無い曜日や時刻を足さない」「メモに無い事実（会議の道具・場所の詳細など）は足さない」を入れています。各条件1回の結果で、プロンプトの効果とまでは言えません。
日程調整メールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです。
次のメモをもとに、取引先に送る日程調整のメールを作ってください。 ルール： - 候補の日付・時間帯はメモの表記どおりに書き、メモに無い曜日や時刻を足さない - 候補ごとの条件（出席できない人など）は、その候補に書き添える - メモに無い事実（会議の道具・場所の詳細など）は足さない ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 曜日はカレンダーで確かめる。メモに年が無いと、AIが確かめられない曜日を足すことがあります。曜日を添えるなら、送る前にその年のカレンダーで確かめます。
- 「先日お送りした」「ご確認いただいた」のような経緯の文を読む。メモに無い経緯が足されることがあります。
- 条件のある候補を見落とさない。今回は4条件とも書かれましたが、出られない人などの条件は、候補の横に書いてあるかを確かめます。
よくある質問
日程調整のメールには何を書けばよいですか？
用件と所要時間、候補の日付と時間帯、候補ごとの条件（その日だけ出られない人など）、場所の選び方、返事の期限、候補が合わない場合のお願いを書きます。曜日を添えるなら、その年のカレンダーで確かめます。
AIに日程調整のメールを書かせると、間違えますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、候補の時間帯と候補ごとの条件を正しく書き、会議の道具やURLも作りませんでした。一方、Haiku 4.5はただ頼んだ条件の1回で、メモに無い曜日を足し、その曜日は2026年のカレンダーと合いませんでした。Opus 5.5はただ頼んだ条件の1回で、メモに無い「先日お送りした検査記録アプリの資料」という経緯を足しました。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年9月26日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
取引先へのメールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
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