領収書の再発行を頼むメールの書き方と例文

領収書の再発行を頼むメールに書くこと（宛名・日付・金額・但し書き）

この記事で「再発行を頼むメール」と呼ぶのは、受け取った領収書の記載を直して出し直してもらうために、発行した取引先へ送るメールです。再発行に応じるかどうか、日付や手数料の扱いは、この記事では確かめていないため、先方に確かめてください。ここでの項目は当社の整理で、制度や法的な扱いはこの記事では確かめていません。請求書を送るメールは請求書送付メールの書き方と例文で扱っています。

AIで再発行の依頼メールを書かせたときの実測

担当者のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、青木さんに送る、領収書の書き直し（再発行）を頼むメールを書いてください。」とだけ頼む条件と、下のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ書かせました（2026年10月15日）。メモには、混ぜやすい数字や情報を入れています。領収書の内容でない見積書の金額（36,000円）と請求書の番号（R-0912）、別件の領収書（4,400円）、メモに無い領収書の番号とメールアドレス・電話番号、先方とまだ話していない手数料です。

【領収書の書き直しを頼むメールについての担当者のメモ（架空。実在の会社・個人とは関係がない）】

■基本
勤務先：株式会社みなと食品（架空）
差出人：経理部 森田 剛
送り先：有限会社大川設備（架空）の青木さん（営業担当）
メールアドレス・電話番号はメモには無い。

■思い出した順に書いたメモ
・月次の締めは10/20(火)。それまでに直った領収書がほしい。
・今回の領収書は、事務所のエアコン修理代。金額は38,500円(税込。本体35,000円＋消費税3,500円)。
・支払ったのは9/12(土)。現金で、その場で払って領収書を受け取った。
・受け取った領収書の宛名は「みなと食品様」。うちの正式な名前は「株式会社みなと食品」なので、そちらにしてほしい。
・受け取った領収書の但し書きは「お品代として」。「エアコン修理代として」に直してほしい。
・領収書の金額は合っている。紛失ではなく、手元にある。直ったものと交換で、今の領収書は返送できる。
・日付は、できれば支払った日の9/12のままがいい。ただし先方が書き直した日で出す決まりなら、それでもよい。
・渡す形は原本の郵送がいい。PDFでも構わないが、その場合も原本がほしい。
・この修理の見積書は36,000円(税込)で、請求書の番号はR-0912。どちらも領収書の内容とは別のもの。領収書の番号はメモには無い。
・同じ日に、別の消耗品4,400円の領収書ももらったが、そちらは問題ない。
・書き直しにかかる手数料の話は、先方とまだしていない。

■依頼
上のメモをもとに、青木さんに送る、領収書の書き直し（再発行）を頼むメールを書いてください。

採点は8項目です。①宛先・差出人 ②宛名の指定（「株式会社みなと食品」） ③金額（38,500円） ④日付（9月12日を希望） ⑤但し書き（「エアコン修理代として」） ⑥理由（紛失など、メモに無い理由を書かない） ⑦元の領収書の扱い・期限・受け取り方 ⑧書き足しが無い。正解表は、回答を取る前に作ってコミットしました。文面の読みやすさは採点していません。メモに直す箇所も希望もほぼ書いてあるため、プロンプトの有無の差を見る検証としては、差がつきにくい条件です。

• 宛名・金額・日付・但し書きは、4条件ともメモどおりだった。見積書の36,000円や請求書の番号R-0912を領収書の内容として書いた回答は0件でした。紛失と書いた回答も0件で、4条件とも、今の領収書は手元にあり、書き直したものと交換で返す、という趣旨を書いています（Haiku 4.5の2条件は、自分の手元のことを「お手元にある領収書」と相手側の敬語で書いていて、読み手には先方の手元の話に読めます）。
• 手数料の負担を約束した回答は、4条件とも0件だった。プロンプトなしの2条件は、本文に「手数料がかかる場合は先にご連絡ください」（趣旨）と書きました。メモにある「先方とまだ話していない」手数料を、確認の依頼として本文に出した形です。プロンプトありの2条件は、本文に書かず「確認が必要な点」に回しました。
• Haiku 4.5・ただ頼んだは、メモに無い項目の仮の欄を本文に置いた。「領収書番号：[領収書番号]」と、署名の「電話：[電話番号]」「メール：[メールアドレス]」です。正解表に仮の欄の定めは無く、数字や連絡先を作っていないので採点は○ですが、そのまま送ると仮の欄が残ります。プロンプトありの2条件には、仮の欄は0件でした。
• Opus 5.5・ただ頼んだは、別件の領収書の話を本文に足した。「同じ日にいただいた消耗品（4,400円）の領収書は問題ございませんので、再発行は上記の1枚のみで結構です」という文です。領収書の内容として混ぜたわけではないので採点は○ですが、先方には不要な情報です。
• プロンプトありの2条件は、メモに無いことをメールの前に分けた。Opus 5.5は4点、Haiku 4.5は6点を挙げました。Haiku 4.5の6点には、10/20（火）が届く日か発送日かという確認（趣旨）「今の領収書の日付が9/12になっているか」のように、メモを読んだうえでの追加の確認も入っています。
• 宛名の「様」は、Haiku 4.5の2条件が付けた。メモの指定は「株式会社みなと食品」で、今の領収書の宛名が「みなと食品様」でした。Haiku 4.5は「株式会社みなと食品様」、Opus 5.5は「株式会社みなと食品」と書いています。どちらも正解表では○ですが、先方に何と書いてもらうかは、送る前に決めておく箇所です。
• 送る前に読み直す箇所は、仮の欄、不要な別件の話、手数料の書き方。この検証では、宛名・金額・日付・但し書きはすべて正しかったので、メモとの照合が必要なのは、書き足された文と仮の欄です。

次のメモをもとに、取引先の担当者に送る、領収書の書き直し（再発行）を頼むメールを書いてください。次の順とルールを守ってください。
1. 順は、①件名 ②宛名・名乗り ③いつ何の支払いかの確認 ④直してほしい箇所（今の記載→希望の記載）を箇条書きで ⑤今の領収書の扱い・希望の期限・受け取り方 ⑥結び、の順。
2. 宛名・金額・日付・但し書きは、メモのとおりに書く。領収書の内容でない数字（見積書の金額、請求書の番号、別件の領収書など）は、依頼の内容に混ぜない。
3. 依頼の理由は、メモにあるとおりに書く。紛失など、メモに無い理由は書かない。
4. メモに無いメールアドレス・電話番号・領収書番号・金額・約束（手数料の負担など）は足さない。メモで分からないことは、メールの本文に入れず、メールの前に「確認が必要な点」として短く書く。