診断書をもとにした欠勤連絡メールの書き方と例文

診断書から欠勤の連絡メールに書く項目と書かない項目

この表は、この検証のために当社が作った診断書の記載とメモに対する正解で、診断書の法的な扱いや、診断名を会社に伝えるかどうかの決まりを示すものではありません。伝える範囲は職場の規程や状況で変わるため、この検証では本人のメモに従っています。

休暇まわりのほかの連絡文は、休暇届の書き方と例文、休暇申請・打刻漏れ修正への返信文、休職・復職の連絡メールの書き方と例文で扱っています。

AIで診断書をもとに欠勤の連絡メールを書かせたときの実測

診断書の記載内容と本人のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 5.5）に、「次の診断書の記載内容と本人のメモをもとに、上司へ送る欠勤の連絡メールを書いてください。」とだけ頼む条件と、下のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ書かせました（2026年10月15日）。診断書には、療養期間と近い受診日・発行日・再診日、病名、医療機関名を入れ、メモには「診断名は会社に伝えず、休む期間と復帰の見込みだけを伝える」と書いています。

【診断書の記載内容と本人のメモ（架空。実在の医療機関・個人とは関係がない）】

■診断書の記載
患者氏名：川口 悟
病名：腰椎椎間板ヘルニア
上記のため、令和8年10月13日から令和8年10月27日までの15日間、自宅での安静療養を要する。
就労の可否：療養期間中は就労不可。療養期間後の就労の可否は、令和8年10月28日の再診で判断する。
受診日：令和8年10月12日
診断書の発行日：令和8年10月13日
医療機関名：架空整形外科クリニック

■本人のメモ
勤務先：株式会社つばさ商事（架空）
送り先：営業部 村田課長
差出人：営業部 川口 悟
診断書の原本は、人事部へ別に提出する
診断名は会社に伝えず、休む期間と復帰の見込みだけを伝える

採点は7項目です。①欠勤の期間が10月13日から10月27日まで（受診日や再診日を端にしない。曜日を付けるなら正しく） ②診断名を書かない ③復帰の見込みを再診で判断するとおりに書く（復帰日を決めない） ④診断書の原本は人事部へ別に提出する、と書く ⑤宛名と差出人 ⑥医療機関名・診断書の発行日を載せない ⑦記載内容に無い約束や助言を足さない。正解表は、回答を取る前に作ってコミットしました。①の曜日の条件は、回答を取った後に、回答に付いていた曜日を採点に含めるために追記したものです（追記前の基準では、プロンプトありのHaiku 5.5も7 / 7でした）。

• 診断名は、4条件とも書かなかった。本人のメモにある「診断名は会社に伝えず」に、ルールを付けた2条件も付けなかった2条件も従いました。
• 再診の日を復帰日にした回答は0件だった。4条件とも、10月28日の再診で判断する、または復帰の日は未定、と書きました。
• 差が出たのは書き足しだった。ただ頼んだOpus 5.5は、再診の結果が分かりしだいあらためて連絡する、と書きました。ただ頼んだHaiku 5.5は、出勤の可否が決まりしだい速やかに連絡する、と書き、メール本文の後に、連絡が遅れた場合の一文と引き継ぎの一文を足すよう勧める「送信前の確認事項」を付けました。どれも、診断書とメモに無い約束や助言です。
• 書き足しを禁じても、曜日の誤りは出た。プロンプトありのHaiku 5.5は、メモに無い曜日を期間に添え、令和8年10月27日を「（月）」と書きました。実際は火曜です（10月13日は火曜で、こちらは合っていました）。プロンプトありのOpus 5.5は曜日を付けず、7項目すべて○でした。
• 送る前に読み直す箇所は、日付・曜日と約束。期間の日付と曜日がカレンダーと合っているか、診断書とメモに無い連絡の約束が入っていないかを見ます。

次の診断書の記載内容と本人のメモをもとに、上司へ送る欠勤の連絡メールを書いてください。次のルールを守ってください。
1. 宛名・差出人・欠勤の期間・復帰の見込みは、記載内容とメモのとおりに書く。受診日や再診日を欠勤の期間の端にしない。
2. 本人のメモにある診断名の扱いに従い、病名やその言い換えを書かない。医療機関名と診断書の発行日も書かない。
3. 療養期間後の就労の可否が決まっていない場合は、決まっていないとおりに書き、復帰日を決めて書かない。
4. 記載内容とメモに無い事柄（引き継ぎの具体策、給付や休職への切り替え、症状の詳しい説明、連絡手段の約束、診断書の提出日など）は書かない。

［ここに診断書の記載内容と本人のメモを貼り付け］