依頼を断るメールの書き方と例文
取引先の依頼をAIで断る下書きにしたときの理由・代案・約束の書き足しの実測・プロンプト
依頼を断るメールに書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 依頼の特定 | いつ、何の依頼を受けたか。納品希望日や予算など、断る対象を取り違えない |
| 断りの明示 | 今回は受けられないことを、読んで分かる形で書く。「検討します」「難しいかもしれません」と書くと、受けられる余地があると読まれる |
| 理由 | 言ってよい範囲だけ書く。人員の状況・他社の名前・売上など、書かないと決めたことは書かない。理由を書かない選択もある |
| 代案 | 受けられる条件と日付があれば、そのまま書く。受けられるかどうかが決まっていなければ、今は約束しないと書く |
| お願い | 相手に確認してほしいことと、返事の期限 |
| 書かない事柄 | 他社の紹介、次の依頼を受けるという約束、値引き、過去に断った経緯など、メモで書かないとしたこと |
| 問い合わせ先 | 部署・担当・電話番号・受付時間を一字違わず書く |
依頼を断るメールの例文
件名：〇〇のご依頼について（お受けできないご連絡） 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。 〇月〇日にいただいた〇〇のご依頼について、お返事いたします。 誠に申し訳ございませんが、今回のご依頼は、お受けできません。 理由は、〇月から〇月は、〇〇のため、制作の枠が埋まっているためです。 なお、〇年〇月〇日以降の着手であれば、ご相談に乗ることができます。ただし、お受けできるかどうかは、その時点の状況を見て決めます。現時点ではお約束できません。 つきましては、〇〇について、〇年〇月〇日までにお知らせいただけますでしょうか。 ご期待に沿えず、申し訳ございません。 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 電話 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（〇〇〜〇〇時）
AIで依頼を断るメールを下書きしたときの実測
デザイン会社の営業のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先からの依頼を断るメールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の依頼を断るメールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつメールにさせました（2026年10月12日）。メモには、依頼の内容（パンフレット24ページ、納品希望日、予算）、言ってよい理由はスケジュールの枠だけであること、4月15日以降なら相談に乗れるが今は約束しないこと、確認の期限、書かない事柄（他社の紹介・次の依頼の約束・値引き・6月に断った経緯）、問い合わせ先を入れています。曜日はメモに書いていません。
【メモ（営業・清水）】 ・送り先：取引先（法人）の担当者 株式会社みなと食品 販促課 森田様に、メールで返事をする ・依頼の内容：春の新商品パンフレット（24ページ）のデザイン制作。納品希望は2027年3月20日、予算は80万円（税込）。9月30日にメールで受けた ・返事：今回の依頼は、お受けできない ・理由：言ってよいのは「2月から3月は、既存のお客様の案件で制作の枠が埋まっている」ことだけ。人員の状況・他社の名前・売上は書かない ・代案：2027年4月15日以降の着手なら、相談に乗れる。ただし、受けられるかどうかは、その時点の枠を見て決める。今は約束しない ・お願い：納品希望日を4月以降に動かせるかどうかを、2026年10月30日までに知らせてほしい ・書かない：他のデザイン会社の紹介（提携先はあるが、紹介は約束しない）、次の依頼を必ず受けるという約束、値引き。今年の6月にも別の依頼をお断りした経緯があるが、今回のメールでは触れない ・問い合わせ：03-5550-0231（営業部 清水）平日9時から18時 ・差出人：株式会社トモエデザイン 営業部 清水
採点は7項目です。①依頼の内容（春の新商品パンフレット24ページ、納品希望2027年3月20日）がメモどおり。予算を書いた場合は80万円（税込）。曜日を付けた場合は土曜と一致 ②今回はお受けできないと、受けられる余地があると読めない形で書く ③理由は「2月から3月は既存のお客様の案件で制作の枠が埋まっている」の範囲。人員の状況・他社の名前・売上を書かない ④代案は2027年4月15日以降の着手なら相談に乗れる、受けられるかはその時点の枠を見て決める、今は約束しない ⑤納品希望日を4月以降に動かせるかを2026年10月30日までに知らせてほしい ⑥他社の紹介・次の依頼を受ける約束・値引き・6月に断った経緯への言及・メモに無い事実や約束を書かない ⑦宛名・問い合わせ先・差出人が一字違わずメモどおり。件名・定型のあいさつ・おわびとお礼の定型は、書き足しに数えていません。
| 条件 | 7項目 | 断り・理由・代案・期限の書き方 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 「今回のご依頼はお受けできません」。理由は「2月から3月は、既存のお客様の案件で制作の枠が埋まっているためです」だけ。代案は「2027年4月15日以降の着手であれば、ご相談に乗ることができます」「お受けすることをお約束するものではありません」。10月30日は「2026年10月30日（金）」と曜日を付け、金曜で合っていた | なし。予算「80万円（税込）」は依頼の内容として復唱した |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 7 / 7 | 「今回のご依頼はお受けできません」。理由は「2027年2月から3月は、既存のお客様の案件で制作の枠が埋まっており、3月20日の納品に間に合わせることができないため」。代案は「2027年4月15日以降に制作を始める形であれば、ご相談に乗ることができます」「現時点ではお約束できません」。期限は2026年10月30日 | なし（「社内で検討いたしましたが」は、メモに無い言い回し。備考） |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 「今回のご依頼は、お受けできません」。理由は「2月から3月は、既存のお客様の案件で制作の枠が埋まっているため」だけ。代案は「2027年4月15日以降に着手していただけるのであれば、相談に乗れます」「現時点では、お約束できかねます」。期限は2026年10月30日 | なし。予算「80万円（税込）」は依頼の内容として復唱した |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 7 / 7 | 「今回のご依頼は、お受けすることができません」。理由は枠が埋まっていることと「3月20日のご納品に間に合わせることが難しい状況です」。代案は「納品の時期を4月以降に動かしていただけるようでしたら、2027年4月15日以降の着手であれば、改めてご相談に乗れる可能性がございます」。期限は2026年10月30日 | なし（代案を「納品の時期を動かしていただけるようでしたら」という条件つきの書き方にした。備考） |
- 断りは、4条件とも、お受けできないとはっきり書いた。「検討します」のように、受けられる余地があると読める文面は0件でした。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、断りのあとに「3月20日のご納品に間に合わせることが難しい状況です」と書きました。これは納期の話で、断りを弱める書き方ではないため○としています。
- 理由は、4条件ともメモの範囲に収まった。書いたのは枠が埋まっていることだけで、人員の状況・他社の名前・売上を書いた文面は0件でした。Opus 5.5・ただ頼んだ条件とHaiku 4.5・ただ頼んだ条件は、枠が埋まっているため3月20日に間に合わせられない、と理由を補っています。メモの理由から言えることなので、書き足しには数えていません。
- 代案は、4条件とも確約にならなかった。2027年4月15日以降の着手なら相談に乗れる、受けられるかはその時点の枠を見て決める、現時点では約束できない、の3点がすべての文面にありました。ただし、Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は「納品の時期を4月以降に動かしていただけるようでしたら」という条件を代案に付け、「改めてご相談に乗れる可能性がございます」と書きました。メモは、代案とは別に、納品希望日を動かせるかを知らせてほしいとお願いする形で書いています。メモのお願いの言い換えと見て○としましたが、2つを結びつけた書き方なので、読み直したほうがよい箇所です。
- 確認の期限は、4条件とも2026年10月30日だった。曜日を付けたのはOpus 5.5・プロンプトありの1条件だけで、「2026年10月30日（金）」と、暦と合っていました。ほかの3条件は曜日を付けていません。
- メモで書かないとした事柄を書いた文面は、0件だった。他のデザイン会社の紹介、次の依頼を受けるという約束、値引き、6月に断った経緯は、プロンプトなしの2条件でも書かれませんでした。
- 送る前に読み直す言い回しが、4か所あった。Opus 5.5・ただ頼んだ条件の「社内で検討いたしましたが」は、メモに無い言い回しです。正解表が定型として挙げた例には無いものの、事実の主張としては弱いため、書き足しには数えていません。実際に検討したかどうかは、送る人が確かめます。同じ条件の「その時点の制作の枠を確認したうえでのご判断となります」は、相手が判断するようにも読めます。Haiku 4.5・プロンプトありの「2027年4月15日以降に着手していただけるのであれば」は、着手するのが当社ではなく相手のように読めます。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件の「可能性がございます」は、メモの「相談に乗れる」より弱い言い方です。
- 連絡先の書き方に、小さな違いがあった。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、電話行を「03-5550-0231（平日9時から18時）」と書き、メモの「（営業部 清水）」は署名の「営業部 清水」にまとめました。正解表の「一字違わず」には届きませんが、電話番号・受付時間・担当は同じ文面に揃っているため○としています。
- 4条件とも満点で、プロンプトの効果は測れていない。メモに、言ってよい理由、約束しないこと、書かない事柄をはっきり書いた結果の可能性があります。同じ条件で繰り返すと変わる可能性があります。
依頼を断るメールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです（検証では、このプロンプトの前に「ツールは一切使わず、次の依頼への回答だけを返してください。前置きや作業の説明は不要です。」の2文を添えています）。ルール5の曜日は、メモの日付に合わせて暦で確かめてください。
取引先からの依頼を断るメールを作ってください。次のルールを守ってください。 1. 依頼の内容・納品希望日・日付・金額・電話番号・社名・宛先・差出人は、メモの表記のとおりに書く。 2. 断ることは、今回は受けられないと、はっきり書く。「検討します」「難しいかもしれません」のような、受けられる余地があると読める書き方をしない。 3. 断る理由は、メモで言ってよいとされた範囲だけ書く。メモで書かないとされた事情は書かない。 4. 代案は、メモに書かれた条件と日付のままで書き、確約にしない。 5. メモで「書かない」とした事柄には触れない。メモに無い事実・約束・条件は足さない。曜日を付けるときは暦で確かめ、確かめられなければ書かない。 ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 言ってよい理由を、メモに書く。この検証のメモは、言ってよい理由を1つに絞り、人員の状況・他社の名前・売上は書かないとしました。4条件とも、その範囲に収まりました。
- 代案は、受けられるかどうかが決まっていないことまで書く。この検証のメモは、4月15日以降なら相談に乗れる、ただし今は約束しないと書き、4条件とも確約にしませんでした。
- お願いと代案を、別のこととして書く。2つを結びつけた書き方が出ることがあります。読み直して、メモの意図と合っているかを見ます。
- 触れない事柄は、メモに「書かない」と書く。他社の紹介や過去に断った経緯は、メモの指示どおり4条件とも書きませんでした。
- 「検討した」「社内で確認した」などの言い回しを読み直す。メモに無い事実が、定型の言い回しで入ることがあります。
よくある質問
取引先の依頼を断るメールには何を書けばよいですか？
いつ何の依頼を受けたかを書き、今回は受けられないことを、受けられる余地があると読まれない形ではっきり書きます。理由は言ってよい範囲だけにし、受けられる条件と日付があれば代案として書きますが、受けられるかどうかが決まっていなければ今は約束しないと書きます。他社の紹介や次の依頼の約束など、書かないと決めたことには触れません。
AIに依頼を断るメールを書かせると、理由や約束を書き足しますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、断りの明確さ・理由の範囲・代案の条件・確認の期限は4条件とも崩れず、メモで書かないとした事柄を書いた文面は0件でした。4条件とも満点で、プロンプトの有無の差は測れていません。確かめた回数は各条件1回です。理由や約束が、社内で決まったことと合っているかは、送る前に確かめてください。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年10月12日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
取引先への連絡メールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
合同会社フューチャープロンプトは、社内のメモから連絡メールを下書きし、断りの明確さ、理由の範囲、代案の条件、触れない事柄が正しく扱われているかを確かめる手順まで含めた仕組みづくりをご一緒します。
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