採用・不採用の通知メールの書き方と例文
選考結果の通知をAIで下書きしたときの結果の取り違え・期限・曜日・書き足しの実測・プロンプト
採用・不採用の通知に書くこと
| 通知 | 書くこと |
|---|---|
| 共通 | 面接のお礼の一言、結果、差出人。1通には1人の結果だけを書き、宛名と結果が合っているかを送る前に確かめる |
| 内定 | 承諾の回答の期限（日付・時刻・曜日）と回答の方法、入社予定日、給与などの条件をいつどの形で伝えるか。条件の中身をメールに書かないと決めたなら、書かない |
| 不採用 | 結果、提出書類を返却するか破棄するか。理由を伝えない方針なら、理由は書かない。次の募集が決まっていなければ、再応募を促さない |
採用・不採用の通知の例文
内定の通知です。
件名：選考結果のお知らせ（〇〇株式会社） 〇〇 〇〇 様 〇〇株式会社 人事部の〇〇です。 〇月〇日（〇）は、〇〇職の最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。 選考の結果、〇〇様に内定をお出しすることになりました。 ■内定の承諾のご回答 〇月〇日（〇）〇時までに、このメールへの返信でお知らせください ■入社予定日 〇月〇日（〇） ■給与・勤務条件 条件通知書を、〇月〇日（〇）までに郵送します 〇〇株式会社 人事部 〇〇
不採用の通知です。
件名：選考結果のお知らせ（〇〇株式会社） 〇〇 〇〇 様 〇〇株式会社 人事部の〇〇です。 〇月〇日（〇）は、〇〇職の最終面接にお越しいただき、ありがとうございました。 選考の結果、誠に残念ながら、今回は採用を見送ることになりました。 ご提出いただいた書類は、〇〇（返却／当社で破棄）します。 〇〇様の今後のご活躍をお祈りします。 〇〇株式会社 人事部 〇〇
AIで採用・不採用の通知を下書きしたときの実測
設計会社の人事のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、選考結果を知らせるメールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の通知のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ2人分のメールにさせました（2026年10月7日）。メモには、経理スタッフ（中途採用）の最終面接の結果が違う2人（山口さんは内定、田村さんは不採用）を入れ、内定には承諾の期限・入社予定日・条件通知書の郵送日を、不採用には、理由を伝えないこと、提出書類を破棄すること、再応募を促さないことを入れました。曜日はメモに書いていません。
【メモ（人事・北川）】 ・選考：経理スタッフ（中途採用）の最終面接。10月2日に実施した ・結果：山口 恵さんは内定、田村 亮さんは不採用。それぞれにメールで知らせる（2通） ・山口さん：内定の承諾の回答は10月16日の17時まで。返信メールで受ける。入社予定日は11月16日 ・山口さん：給与・勤務条件はメールには書かない。条件通知書を10月9日までに郵送する ・田村さん：不採用の理由は伝えない。理由を問い合わせられても答えない方針 ・田村さん：提出書類（履歴書・職務経歴書）は返却せず、当社で破棄する ・田村さん：同じ職種の次の募集は決まっていない。再応募を促す書き方はしない ・差出人：株式会社みなと設計 人事部 北川
採点は9項目です。①結果の取り違えが無い（山口さんは内定、田村さんは不採用） ②内定の承諾の期限（10月16日の17時まで、返信メールで）と入社予定日（11月16日）がメモどおり ③給与・勤務条件を作らず、条件通知書を10月9日までに郵送すると書く ④不採用の理由を作らない ⑤田村さんのメールに、提出書類は返却せず当社で破棄すると書く ⑥再応募の勧め・次の募集の予告を書かない ⑦社名・差出人・氏名・職種がメモどおり ⑧曜日を付けた場合は実際の暦と一致（10月2日・9日・16日＝金、11月16日＝月。付けなければ○） ⑨メモに無い事実・約束を足さない。件名・定型のあいさつ・結びの定型は書き足しに数えていません。
| 条件 | 9項目 | 落とした項目と曜日 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 9 / 9 | 曜日は5か所とも暦と一致（10月2日は2通それぞれ、9日・16日＝金、11月16日＝月） | なし |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 9 / 9 | 曜日は付けなかった | 採点では数えなかったが、条件通知書の郵送先を「ご自宅へ郵送いたします」とし、書類の破棄に「個人情報に配慮し、当社で責任を持って破棄いたします」を添えた。「入社までの手続き」への問い合わせの案内も足した（○か×か判断が分かれうる） |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 8 / 9 | ⑤を落とした（不採用の通知に提出書類の扱いが無い）。曜日は2つとも暦と一致（10月16日＝金、11月16日＝月） | なし |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 7 / 9 | ⑤⑧を落とした。曜日は3つとも暦と合わない（10月9日と16日を木、11月16日を日と書いた） | なし |
- 内定と不採用の取り違えは、4条件とも起きなかった。どの条件も、山口さんのメールに内定、田村さんのメールに不採用を書き、1通に2人の結果を混ぜた回答はありませんでした。
- 不採用の理由や再応募の勧めを書き足した条件は無かった。メモで「伝えない」「促さない」とした点は、4条件とも守りました。Haiku 4.5は「ご縁がなかったため」（ただ頼んだ条件）、「ご縁がなく」（プロンプトあり）という定型の言い回しを使いましたが、理由の説明にはなっていないため、採点は○にしています。
- Haiku 4.5は、2条件とも不採用の通知に提出書類の破棄を書かなかった。メモの「返却せず、当社で破棄する」が落ちました。応募者は書類が戻ってくるものと受け取るかもしれません。プロンプトありの条件でも落ちたため、プロンプトのルールでは防げませんでした。
- ただ頼んだHaiku 4.5は、曜日を3つとも間違えた。2026年10月9日は金曜ですが「木」、10月16日も金曜ですが「木」、11月16日は月曜ですが「日」と書きました。メモに曜日は無いので、AIが自分で足して外した形です。同じHaiku 4.5でも、プロンプトありの条件で付けた2つは正しい曜日でした。
- 条件通知書の日付は、書き方によって意味が変わりうる。メモは「10月9日までに郵送する」です。ただ頼んだHaiku 4.5は「郵送予定：2026年10月9日（木）までにお届け予定です。」と書き、10月9日が届く日にも読める文面になりました。採点では日付が残っているので○にしましたが、送る前に、郵送する日か届く日かを確かめてください。
- メールの口調がずれた回答がある。Haiku 4.5は、応募者あてのメールの書き出しに「いつもお世話になっております」（ただ頼んだ条件）や「お疲れ様です」（プロンプトあり）を使いました。9項目の採点には入れていませんが、応募者に送る文面としては直す必要があります。
- 各1回の比較なので、プロンプトの効果とまでは言えません。点数はプロンプトありの方が高い（Opus 5.5は同点）一方で、プロンプトありでも落ちた項目がありました。プロンプトの有無で差が出たのは、Haiku 4.5の曜日が正しいかどうかだけでした。書類の扱いは、Opus 5.5が2条件とも書き、Haiku 4.5が2条件とも落としたので、プロンプトではなくモデルの違いでした。
採用・不採用の通知のプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです（検証では、このプロンプトの前に「ツールは一切使わず、次の依頼への回答だけを返してください。」「前置きや作業の説明は不要です。」の2文を添えています）。暦の年月は、自社の選考に合わせて書き換えてください。
次のメモをもとに、選考結果を知らせるメールを2通（1人に1通）作ってください。 次のルールを守ってください。 1. 氏名・日付・時刻・社名・差出人は、メモの表記どおりに書く。 2. 結果は人ごとにメモで確かめ、1通には1人の結果だけを書く。取り違えない。 3. 曜日は2026年10月〜11月の暦で確かめ、確かめられなければ書かない。 4. メモに無い事実・約束（不採用の理由、選考の評価、給与などの条件、再応募の勧め）は足さない。 5. メモで「書かない」「伝えない」とされたことは書かない。決まっていないことは、決まったように書かない。 ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- メモに「書かないこと」も書く。不採用の理由、条件の中身、再応募の扱いは、メモに「書かない」と一行入れておきます。検証の4条件は、いずれもメモの「書かない」を守りました。
- 提出書類の扱いは、メモに明記する。検証では、Haiku 4.5が2回とも書類の破棄を落としました。返却するか破棄するかは、不採用の通知に必ず入る項目としてメモに残します。
- 送る前に、宛名と結果を1通ずつ見比べる。検証では取り違えは起きませんでしたが、2人分を一度に作らせる場合は、送信前に宛名と結果を自分の目で確かめます。
- 曜日と、書き出しの口調を確かめる。曜日はメモに書いておくか、カレンダーと見比べます。応募者あての書き出しが社内向けの言い方になっていないかも見ます。
よくある質問
採用・不採用の通知メールには何を書けばよいですか？
内定の通知には、結果、承諾の回答の期限と方法、入社予定日、給与などの条件をいつどの形で伝えるかを書きます。不採用の通知には、結果と、提出書類の扱いを書きます。不採用の理由や再応募の勧めは、メモで書かないと決めたなら足しません。1通には1人の結果だけを書きます。
AIに採用・不採用の通知を書かせると、結果を取り違えますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、内定と不採用の取り違えは4条件とも起きませんでした。ただし、Haiku 4.5は2条件とも、不採用の通知に提出書類を破棄することを書きませんでした。ただ頼んだHaiku 4.5は曜日を3つとも間違えました。送る前に、結果と日付・曜日を自分で確かめてください。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年10月7日に行いました。検証の進め方は実測の進め方、方針は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
同じ「文面を下書きさせる」業務で、ほかのメール・文書をAIに書かせたときの実測は、ビジネスメール・文書をAIで下書きしたときの実測まとめにあります。
選考結果の通知メールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
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