納期変更の依頼メールの書き方と例文
納期変更のお願いをAIで下書きしたときの日付・曜日・未定事項の実測・プロンプト
納期変更の依頼メールに書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 対象の発注 | 発注番号、品名、数量。番号と数量は一字・一桁違わず書く |
| 今の納期と希望の納期 | 日付を両方書き、前へずらすのか後ろへずらすのかが分かるようにする。曜日を添えるなら暦で確かめる |
| 理由 | 先方に伝えてよい範囲の理由だけ。詳しい事情を足さない |
| 先方に聞きたいこと | 分納の可否や費用の負担のように、こちらでも決めていないことは、決まったように書かず、先方の都合や考えを尋ねる |
| 返答の期限と方法 | いつまでに、メールか電話か。期限は日付と時刻まで書く |
| 書かないこと | こちらの許容の上限など、先方に伝えない情報。「それ以降でもよい」と読める言い方も避ける |
納期変更の依頼メールの例文
件名：納期変更のお願い（発注番号 〇〇） 〇〇株式会社 営業 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 購買の〇〇です。 発注番号 〇〇（〇〇 〇〇個）の納期について、変更をお願いしたくご連絡いたしました。 ■ご依頼内容 ・現在の納期：〇月〇日（〇） ・変更をお願いしたい納期：〇月〇日（〇） ■理由 〇〇のため、〇〇の間は受け入れができなくなりました。こちらの都合で申し訳ございません。 ■あわせてお伺いしたいこと 1. 分納について 〇月〇日に〇〇個だけ先に納めていただく形が可能かどうか、ご都合をお聞かせください。 2. 費用について 納期の変更で費用が生じる場合の扱いについて、貴社のお考えをお聞かせください。 お手数ですが、〇月〇日（〇）〇時までに、メールでご返信をお願いいたします。 〇〇株式会社 購買 〇〇
AIで納期変更の依頼メールを下書きしたときの実測
食品会社の購買のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、仕入先に送る納期変更のお願いメールを作ってください。」とだけ頼む条件（どちらの条件にも、冒頭にツールを使わせないための2文を添えました）と、下の納期変更のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ依頼メールにさせました（2026年10月7日）。メモには、対象の発注、今の納期と希望の納期、理由、返答の期限を入れ、分納の可否と費用の負担は購買側もまだ決めていないこと、こちらの許容できる遅れの上限は先方に伝えないことを書いています。曜日はメモに書いていません。
【メモ（購買・村上）】 ・送り先：仕入先の有限会社つむぎ包装 営業の岡田さん（メールで1通） ・対象の発注：発注番号 PO-2026-1187、包装箱 3,000枚 ・今の納期：11月20日 ・お願いしたい納期：12月4日（2週間後ろへ） ・理由：当社の倉庫の改装で、11月中は搬入を受けられないため。理由は先方に伝えてよい ・分納（11月20日に1,500枚だけ先に納める）ができるかは、当社の側もまだ決めていない。先方の都合も聞きたい ・保管料などの費用をどちらが持つかは、まだ決めていない。先方の考えを聞きたい ・当社として許せる遅れの上限は12月11日だが、これは先方には伝えない ・返事がほしい期限：10月14日の17時まで。メールで返してほしい ・差出人：株式会社あおば食品工業 購買 村上
採点は8項目です。①発注番号・品名・数量がメモどおり ②納期の変更（11月20日から12月4日へ後ろへ）がメモどおり ③理由（倉庫の改装で11月中は搬入を受けられない）がメモどおりで、詳細を足さない ④分納を決まったことにせず先方に尋ねる ⑤費用の負担を決まったことにせず先方に尋ねる ⑥返答期限（10月14日の17時、メール）がメモどおり ⑦伝えないはずの許容上限（12月11日）を書かない ⑧社名・宛名・差出人と曜日が正しく、メモに無い事実・約束を足さない（曜日は10月14日＝水、11月20日＝金、12月4日＝金。付けなければ○）。件名・定型のあいさつ・お願いの定型句は書き足しに数えていません。
| 条件 | 8項目 | 曜日の書き方 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 8 / 8 | 11月20日（金）・12月4日（金）・10月14日（水）の3つとも暦と一致 | なし |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 8 / 8 | 10月14日（水）の1つだけ付け、暦と一致。納期の2つの日付には付けなかった | なし。宛名の「営業」に「部」を足した（Haiku 4.5・プロンプトありも同様） |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 8 / 8 | 11月20日（金）・12月4日（金）・10月14日（水）の3つとも暦と一致 | なし。「新規の搬入」「2週間程度」「残り1,500枚を12月4日に」はメモより踏み込んだ言い方だが、書き足しには数えなかった（判断が分かれうる） |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 7 / 8 | 返答期限を「10月14日（月）」と書いた。実際は水曜日で誤り | 曜日の誤りが×の理由。ほかに「残りを12月4日にご納入」「現在、貴社よりご納入いただいております」がメモより踏み込んでいる（判断が分かれうる） |
- 発注番号・数量・日付・返答期限は、4条件とも取り違えなく残った。PO-2026-1187、包装箱3,000枚、11月20日から12月4日へ、10月14日の17時にメールで、のいずれも取り違えは見つかりませんでした（Haiku 4.5の2条件は、メモに無い「2026年」を日付に付けました）。
- 未定の分納と費用は、4条件とも先方に尋ねる形で書いた。分納の1,500枚も費用の負担も、決まったこととしては書かず、先方の都合・考えを尋ねていました。4条件のうち2条件は、こちらでも決めていないことも添えていました。プロンプトなしの2条件も尋ねる形でした。
- 先方に伝えないはずの許容上限は、どの条件も書かなかった。12月11日にも「それ以降でもよい」と読める言い方にも触れていませんでした。ただしHaiku 4.5・プロンプトありの「納期を2週間程度後ろへずらしていただきたい」は、「程度」が付いて、12月4日からの余地があるように読めます。12月4日を書いているので○にしましたが、ぎりぎりの例です。
- 外したのは、曜日が1回。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、返答期限を「10月14日（月）」と書きました。実際は水曜日です。曜日を付けた8か所のうち、誤りはこの1か所で、プロンプトありの2条件が付けた計6か所と、Opus 5.5・ただ頼んだ条件の1か所は暦と一致しました。
- 曜日は、付けるかどうかが条件でばらついた。プロンプトで「暦で確かめる」と指示した2条件は、納期の2つの日付と返答期限の3つすべてに曜日を付けました。ただ頼んだ2条件は、返答期限だけに付けました。返答期限の曜日は、読み手が日付を確かめるときに見る箇所です。
- メモより言い方が広がった箇所がある。Haiku 4.5の2条件は、分納の「残り」を12月4日に納める形に書きました（プロンプトありでは残り1,500枚）。メモにあるのは、11月20日に1,500枚を先に納める案までです。プロンプトなしのHaiku 4.5は、「現在、貴社よりご納入いただいております」と、納品がもう進んでいるような言い方もしました。
- 採点の対象にしていない、読み手の違和感になりそうな文もあった。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件の「お問い合わせがございます。」（依頼のメールで意味が通らない文）、Haiku 4.5・プロンプトありの、あいさつの2回の重なりと、受け取る相手を「先方」と呼んだ文（2か所）です。送る前に読み直してください。
- 各1回の比較なので、プロンプトの効果とまでは言えません。点数に差が出たのは、曜日の誤り1か所だけです。
納期変更の依頼メールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです（検証では、このプロンプトの前に「ツールは一切使わず、次の依頼への回答だけを返してください。前置きや作業の説明は不要です。」の2文を添えています）。年・曜日の範囲は、自社の納期に合わせて書き換えてください。
次のメモをもとに、仕入先に送る納期変更のお願いメールを作ってください。 ルール： - 発注番号・数量・日付・時刻・社名・差出人はメモの表記どおりに書く - 曜日を書くときは、2026年10月〜12月の暦で確かめる。確かめられなければ曜日は書かない - 決まっていないこと（分納の可否、費用の負担など）は、決まったように書かず、先方に尋ねる形にする - 先方に伝えないとメモにあることは、書かない・匂わせない - 返答の期限と方法は、メモのとおり明記する - メモに無い事実・約束・理由は足さない ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 返答期限の曜日は、送る前にカレンダーで確かめる。検証では、期限の曜日を外したのはこの1回です。メモに曜日まで書いておけば、AIに決めさせずに済みます。
- 伝えない情報は、メモの別の欄に分けておく。検証のメモにあった許容上限のように、先方に出さない数字は、メモの中で「先方には伝えない」と明記し、依頼文にも「書かない・匂わせない」と書きます。
- 未定のことは、聞く形で書かせる。分納や費用は、メモに「先方の都合を聞きたい」と書いておくと、4条件とも尋ねる文になりました。
- メモにある案は、そのとおりに書かせる。分納の「残り」をいつ納めるかなど、メモに無いことが補われていないか、送る前に見比べます。
よくある質問
納期変更の依頼メールには何を書けばよいですか？
対象の発注（番号・品名・数量）、今の納期と希望の納期、理由、先方に聞きたいこと、返答の期限と方法を書きます。分納や費用の負担のように、こちらでも決めていないことは、決まったように書かず、先方の都合や考えを尋ねる形にします。こちらの許容の上限など、先方に伝えない情報は書きません。
AIに納期変更の依頼メールを書かせると、日付や曜日を間違えますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、発注番号・数量・日付・返答期限は4条件とも崩れませんでした。曜日は付けた8か所のうち1か所（ただ頼んだHaiku 4.5が返答期限を月曜と書いた、実際は水曜）が誤りでした。送る前に、日付と曜日を自分でカレンダーと見比べてください。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年10月7日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針、手順は実測の進め方をご覧ください。
同じ「文面を下書きさせる」業務で、ほかのメール・文書をAIに書かせたときの実測は、ビジネスメール・文書をAIで下書きしたときの実測まとめにあります。
取引先へのお願いメールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
合同会社フューチャープロンプトは、社内のメモから依頼メールを下書きし、日付や曜日、決まっていないこと、先方に伝えない情報が正しく扱われているかを確かめる手順まで含めた仕組みづくりをご一緒します。
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