お詫びメール
お詫びメールの書き方と例文
納品遅延の例文・AIに書かせたときに約束を足さないかの実測・プロンプト
結論（先に）お詫びメールは、お詫び・起きたこと・原因・対応・今後の連絡の順で、決まっていないことを約束しないのが基本です。AIに書かせた4条件では、未定の補償や再発防止策を約束したものはありませんでした。ただ頼んだ2条件は「補償を検討中」と伝える文を入れており、伝えるかどうかは人が決める必要があります。
お詫びメールで困るのは、謝る気持ちを伝えようとして、まだ決まっていないこと（値引き、送料の負担、再発防止策）まで書いてしまうことです。一度書いた約束は取り消しにくくなります。このページでは、お詫びメールの構成と例文に加えて、AIに書かせたとき約束を足さないかを確かめた結果を紹介します。
お詫びメールの構成
| 順番 | 書くこと |
|---|---|
| 1 | 件名：何についてのお詫びかが分かるように |
| 2 | お詫び：最初に、何についてのお詫びかをはっきり書く |
| 3 | 起きたこと：日付・数量などの事実 |
| 4 | 原因：分かっている範囲だけ。調査中なら調査中と書く |
| 5 | 対応：すでに行ったことと、その結果の見込み |
| 6 | 今後の連絡：決まっていないことは「決まりしだいご連絡します」 |
| 7 | 結び：改めてのお詫び |
例文：納品が遅れたときのお詫びメール
下のメモの内容だけで書いた例です。補償と再発防止策はメモで未定のため、約束していません。
【メモ】 ・宛先：株式会社サクラ物流 総務部 高橋様 ・送り主：株式会社ミナト商会 営業部 山口 ・何が起きたか：9月22日に納品予定だったコピー用紙20箱が届かなかった ・原因：当社の出荷指示のミス（詳しい経緯は社内で調査中） ・どう分かったか：9月22日17時ごろ、高橋様からのお問い合わせで判明 ・対応：9月23日午前に代わりの20箱を発送済み。9月24日午前に届く予定 ・決まっていないこと：再発防止策は検討中で、まだ決まっていない。送料や値引きなどの補償は社内で検討中で、まだ決まっていない ・その他：調査の結果と再発防止策は、決まりしだい連絡する
件名：コピー用紙20箱の納品遅延についてのお詫び 株式会社サクラ物流 総務部 高橋様 いつもお世話になっております。 株式会社ミナト商会 営業部の山口でございます。 このたびは、9月22日に納品予定だったコピー用紙20箱をお届けできず、大変ご迷惑をおかけいたしました。心よりお詫び申し上げます。 9月22日17時ごろ、高橋様からのお問い合わせをいただき、未着であることが分かりました。原因は当社の出荷指示のミスです。詳しい経緯は、現在社内で調査しております。 代わりのコピー用紙20箱は、9月23日午前に発送いたしました。9月24日午前にお届けする予定です。 調査の結果と再発防止策は、決まりしだいご連絡いたします。 このたびは誠に申し訳ございませんでした。 株式会社ミナト商会 営業部 山口
AIに書かせたときの実測
上のメモを、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「ただ頼む」「下のプロンプトを使う」の2通りで1回ずつ解かせ、正解表と照らし合わせました（2026年9月25日、当社の作業環境から実行）。
| 条件 | 未定の補償・再発防止策の約束 | メモに無い事実 | 気づいた点 |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 無し（補償には触れなかった） | 無し | 構成どおり。見出しを付けて書いた |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 無し | 無し | 「送料や値引きなどの補償につきましても、現在社内で検討しております」と伝える文を入れた |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 無し | 無し | 「今後とも誠心誠意対応させていただきます」で結んだ |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 無し | 無し | 件名が無く、判明の経緯（17時の問い合わせ）が抜けた。「補償につきましても、社内で協議させていただいております」と伝える文を入れた |
- 未定のことを約束した条件は無かった。「再発防止策を講じました」のような書き方も出ませんでした。
- 「検討中」と伝えるかどうかは、人が決めること。ただ頼んだ2条件は、メモにある「補償は検討中」をそのまま相手に伝えました。事実ではありますが、伝えると相手に補償を期待させるおそれがあります。社内で伝えるかどうかを決めてから送ります。
この検証の範囲：1つのサンプルで、各条件1回ずつの結果です。サンプルと正解は当社が作った架空のものです。同じ条件で繰り返すと結果が変わることがあり、精度を保証する数字ではありません。ChatGPT・Geminiでは試していません。
お詫びメールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです。メモには、決まっていないことも「決まっていない」と書いておくと、AIが決まったように書くのを防げます。
次のメモをもとに、取引先へのお詫びメールを書いてください。 構成：件名／宛名／お詫び／起きたこと／原因／対応／今後の連絡／結び ルール： - メモに無い事実・数字・約束は書かない - 「まだ決まっていない」ことは、決まったように書かず「決まりしだいご連絡します」とする - 補償（値引き・送料など）や再発防止策は、メモで決まっていない限り書かない - 原因の詳しい経緯は、メモにある範囲だけにする ［ここにメモを貼り付け］
よくある質問
お詫びメールには何を書けばよいですか？
お詫び、起きたこと、原因、行った対応、今後の連絡の5つです。まだ決まっていない補償や再発防止策は、決まったように書かず「決まりしだいご連絡します」とします。
AIにお詫びメールを書かせると、勝手に約束を書きますか？
当社の検証では、Claude Opus 5.5とHaiku 4.5のどちらも、4条件すべてで、メモで未定とした補償や再発防止策を約束しませんでした。ただし、ただ頼んだ2条件は「補償を社内で検討中」と相手に伝える文を入れており、伝えるかどうかは人が判断する必要があります。
このページについて
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。例文はメモの内容だけで書いたものです。AIの検証は2026年9月25日に行いました。会社の詳細はトップページをご覧ください。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。例文はメモの内容だけで書いたものです。AIの検証は2026年9月25日に行いました。会社の詳細はトップページをご覧ください。
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