納品書の書き方と例文

納品書に書くこと

納品書は、品物を渡すときに添えて、渡した内容を知らせる書面です。次の表は当社の整理で、会社や制度の決まりではありません。実際に何を書くかは、取引先との取り決めや社内の様式に従ってください。

この記事の実測は、メモに書いた事実を納品書の文面にする部分だけです。数量や単価が実際に渡した品物と合っているかは、AIには確かめられません。検収の条件や請求との突き合わせは、検収書の書き方と納品書と請求書の突き合わせの検証で扱っています。

納品書の例文

納品書

納品書番号：〇〇
納品日：〇年〇月〇日
注文番号：〇〇

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

〇〇株式会社　〇〇部　〇〇

下記のとおり納品します。

品名　数量　単価（税抜）　金額（税抜）
〇〇　〇〇　〇,〇〇〇円　〇〇,〇〇〇円
〇〇　〇〇　〇,〇〇〇円　〇〇,〇〇〇円

小計（税抜）：〇〇,〇〇〇円
消費税（〇%）：〇,〇〇〇円
合計（税込）：〇〇,〇〇〇円

〇〇は、注文〇個のうち今回〇個を納品します。残りは入荷後に別便で届けます。届け日は未定です。

お問い合わせ：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（〇〇部　〇〇）〇時から〇時

AIで納品書を下書きしたときの実測

事務用品を扱う会社の配送担当のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に送る納品書を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の納品書のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ納品書にさせました（2026年10月17日）。メモには、納品書番号・注文番号・納品日、3つの品目の数量と単価（税抜）、注文10個のうち6個だけ納める品目3（残り4個は別便・日付は未定）、計算の指示（今回納める数量×単価、消費税10%は合計に対して1回だけ）、書かない検収の条件と請求・支払を入れています。曜日はメモに書いていません。実際の暦では、納品日の2027年5月17日は月曜です。正解は、品目ごとに25,600円・5,750円・5,880円、小計37,230円、消費税3,723円、合計40,953円です。

【メモ（配送担当・吉田）】
・送り先：取引先（法人）の株式会社みなと商会 総務課 田代様に、納品書（品物を渡したことと内容を知らせる書面）を品物に添える
・納品書番号：D-2705（自社で採番済み）、納品日：2027年5月17日
・注文番号：PO-4410（先方の注文書の番号）
・品目1：A4コピー用紙（500枚入） 8箱、単価 3,200円/箱（税抜）
・品目2：事務用ボールペン（黒・12本入） 5箱、単価 1,150円/箱（税抜）
・品目3：ファイルボックス 注文10個のうち今回は6個だけ納品、単価 980円/個（税抜）。残り4個は入荷後に別便で届ける（日付は未定）
・金額は、数量×単価で計算して書く。小計、消費税（10%、合計に対して1回だけ）、合計も計算して書く。金額は今回納品する数量で計算する
・検収の期限や条件は、この書面では書かない
・請求と支払については、この書面では書かない
・問い合わせ：03-5550-0150（配送担当 吉田）平日9時から17時
・差出人：株式会社オフィスサプライ北 配送担当 吉田

採点は7項目です。①納品書番号 D-2705・納品日2027年5月17日・注文番号 PO-4410・宛先（曜日を付けた場合は月曜と一致） ②品名・数量・単位・単価がメモどおり（品目3は今回の6個） ③品目ごとの金額が25,600円・5,750円・5,880円 ④小計37,230円・消費税3,723円・合計40,953円 ⑤品目3の残り4個は入荷後に別便で、日付は未定（日付を作らない） ⑥検収の期限・条件、請求・支払に触れない ⑦差出人・電話番号・受付時間が一字違わずメモどおりで、メモに無い条項・事実・約束を足さない。件名・定型のあいさつ・署名の「配送担当」は書き足しに数えていません。

• 数量×単価の計算は、4条件とも合った。25,600円・5,750円・5,880円、小計37,230円、消費税3,723円、合計40,953円で、計算誤りは0件でした。税は合計に対して1回だけで、品目ごとに税を足した回答もありませんでした。
• 注文10個のうち6個だけ納める品目は、4条件とも今回の6個で計算した。10個で計算した回答は0件で、4条件とも残り4個は入荷後に別便と書き、日付を作った回答はありませんでした（Opus 5.5・ただ頼んだ条件は「未定」の代わりに「お届け日は決まり次第お知らせします」と書きました）。
• 検収の条件と請求・支払に触れた回答は0件だった。メモが書かないとした事柄は、プロンプトなしの条件でも守られました。
• メモに無い事実の書き足しは、Opus 5.5・ただ頼んだ条件の1回答だけ。品目1・2にも注文数量の列を作って8箱・5箱と書きましたが、メモに注文数が書かれているのは品目3だけです。納品の数量と同じだと推測した数字を書面に入れたことになり、実際の注文書と違えば取引先との食い違いになります。当社は書き足しに数えて、この条件を6/7としました。同じ回答は「お届け日は決まり次第お知らせします」とも書いています。
• 曜日を付けたのはOpus 5.5・プロンプトありだけ。「2027年5月17日（月）」は暦と一致しました。
• 書面の外の文を付けた回答は0件。4回答とも、そのまま書面として使える形で返ってきました。ただし注文数量の列のように、書面の中に推測が混ざる場合は、読み直さないと見つかりません。
• 送る前に読み直す箇所は、渡した数量と注文書。数量・単価が実際に渡した品物や取引先の注文書と合っているかは、AIには確かめられません。
• プロンプトありは、2モデルとも満点だった。プロンプトなしはOpusが6/7、Haikuが7/7で、1条件1回では、プロンプトで差がついたとは言い切れません。

取引先に送る納品書を作ってください。次のルールを守ってください。
1. 納品書番号・注文番号・日付・宛先・品名・数量・単位・単価・電話番号・差出人は、メモの表記のとおりに書く。税抜の表記を落とさず、品目ごとに税を足さない。
2. 金額は、メモの指示のとおり今回納品する数量×単価で計算し、小計・消費税・合計も計算して書く。書く前に計算を見直す。
3. 注文より少ない数量を納品する品目は、今回の数量を書き、残りは別便で届けること・日付が未定のことをメモのとおり書く。日付は作らない。
4. 曜日を付けるときは暦で確かめ、確かめられなければ書かない。
5. メモで「書かない」とした事柄（検収・請求・支払など）には触れない。
6. メモに無い条項・事実・約束（返品、破損時の対応、保証、検収の条件など）は足さない。

［ここに納品のメモを貼り付け］