発注書の書き方と例文

発注書に書くこと

発注書は、仕入先へ注文の内容を書面で伝えるものです。次の表は当社の整理で、会社や制度の決まりではありません。実際に何を書くかは、仕入先との基本契約や社内の様式に従ってください。

見積書の内容と合っているか、基本契約や約款の定めと食い違っていないかは、書面を送る前に原本で確かめてください。AIは、見積書の原本も基本契約も見ていません。この記事の実測は、メモに書いた事実を発注書の文面にする部分だけです。

発注書の例文

発注書

発注番号：〇〇
発行日：〇年〇月〇日

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

〇〇株式会社
購買部　〇〇

〇年〇月〇日付の見積書（見積番号 〇〇）の内容で、下記のとおり発注します。

記

1. 発注内容
品名　型番　数量　単価（税抜）　小計（税抜）
〇〇　〇〇　〇箱　〇〇〇〇円/箱　〇〇〇〇円
合計：〇〇〇〇円（税抜。消費税は別途）

2. 希望納期と納品先
希望納期：〇年〇月〇日
納品先：〇〇（〇〇）

3. 納期に間に合わない場合
〇月〇日までにご連絡ください。

4. 未定の事項
〇〇は未定です。決まり次第ご連絡します。

5. お問い合わせ
〇〇株式会社　購買部　〇〇
電話：〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（〇時から〇時）

以上

AIで発注書を下書きしたときの実測

樹脂製品を仕入れる会社の購買担当のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、仕入先に送る発注書を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の発注書のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ発注書にさせました（2026年10月17日）。メモには、発注番号と根拠の見積書、型番が似た2つの品目（RC-120 とフタの RC-120L）の数量・単価・小計と合計（税抜）、希望納期と納品先、連絡の期限、未定の受取担当者の氏名、今回の書面に書かない支払条件・検収の条件・損害賠償・違約金を入れています。曜日はメモに書いていません。実際の暦では、見積書の2027年4月6日は火曜、連絡の期限の5月7日と希望納期の5月14日はどちらも金曜です。

【メモ（購買担当・青木）】
・送り先：仕入先（法人）の担当者 有限会社ひがし樹脂 営業部 井上様に、発注書（品物を注文する書面）を送る
・発注番号：PO-3318（自社で採番済み）
・根拠：2027年4月6日付の見積書（見積番号 Q-8841）の内容で発注する
・品目1：樹脂ケース RC-120 24箱（1箱50個入り）、単価 3,600円/箱（税抜）、小計 86,400円（税抜）
・品目2：ケース用フタ RC-120L 24箱（1箱50個入り）、単価 1,150円/箱（税抜）、小計 27,600円（税抜）
・合計：114,000円（税抜。消費税は別途）
・希望納期：2027年5月14日（納品先は当社の物流センター。搬入口は北口）
・納期に間に合わない場合は、5月7日までに連絡をもらいたい
・まだ決まっていないこと：納品時の受取担当者の氏名（決まり次第伝える）
・支払条件は、この書面では書かない
・検収の条件は、この書面では書かない
・損害賠償・違約金の定めは、この書面では書かない
・問い合わせ：06-5550-0173（購買部 青木）平日9時から17時
・差出人：青木工業株式会社 購買部 青木

採点は7項目です。①発注番号 PO-3318・見積番号 Q-8841（2027年4月6日付） ②品名・型番・数量・単位・単価（RC-120 と RC-120L が入れ替わっていない、24箱で1箱50個入り）がメモどおり ③小計86,400円・27,600円、合計114,000円（税抜、消費税は別途）で、税込にしたり計算し直したりしていない ④希望納期2027年5月14日・物流センター（搬入口は北口）（曜日を付けた場合は金曜と一致） ⑤5月7日までの連絡と、受取担当者の氏名が未定であること（曜日を付けた場合は金曜と一致） ⑥支払条件・検収の条件・損害賠償・違約金に触れない ⑦宛名・電話番号・受付時間・差出人が一字違わずメモどおりで、メモに無い条項・約束を足さない。件名・定型のあいさつ・署名の「購買部」・発行日の空欄は書き足しに数えていません。

• 型番・数量・単価は、4条件とも取り違えなく残った。樹脂ケース RC-120 とケース用フタ RC-120L の入れ替え、箱と個の取り違えは見つかりませんでした。
• 金額は、4条件とも小計86,400円・27,600円と合計114,000円（税抜。消費税は別途）をメモのまま書いた。税込にした文面や、消費税額を計算して足した文面は0件でした。Opus 5.5・ただ頼んだ条件の回答には、本文のあとに「金額を計算し直しました。3,600円×24箱で86,400円、1,150円×24箱で27,600円、合計114,000円となり、メモの数字と合っています」という確認の一文が付いていました。
• 希望納期と連絡の期限は、4条件ともメモのとおりだった。希望納期2027年5月14日と物流センター（搬入口は北口）、間に合わない場合は5月7日までに連絡、というところです。
• 未定の受取担当者の氏名は、4条件とも確定させずに、決まり次第連絡すると書いた。氏名を作った文面は0件です。
• 差が出たのは、メモで書かないとした事柄だった。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件だけが、区切り線の下、送る前の注意書きの直前に、書面の言い方で「発注書に記載しない事項（別途取り決めます）：支払条件、検収の条件、損害賠償・違約金の定め。」と書きました。Opus 5.5・ただ頼んだ条件の注意書きも同じ3事柄に触れていますが、送る人向けに「入れていません」と書いたもので、相手への約束ではないため○にしました。メモは「この書面では書かない」とだけ言い、別途取り決めるとは書いていません。書かないとした事柄に触れたうえ、メモに無い約束を足した形で、⑥と⑦が×になり5/7でした。他の3回答は、書面の本文でこの3事柄に触れませんでした。
• 曜日を付けた回答はなかった。今回は曜日の正誤を確かめる材料がありません。
• 書面のあとに、送り手向けの注意書きを付けたのは4回答のうち2つ。Opus 5.5・ただ頼んだ条件は、発行日の空欄、物流センターの住所が無いこと、書かないとした事柄を入れていないこと、金額を計算し直して合っていたことを書きました。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、発行日と物流センターの住所の記入を促しました。書面の本文でも約束でもないため、書き足しには数えていません。この線引きは判断が分かれます。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、書面の本文にも「納品先住所：（記入が必要）」の空欄の印を置いたので、そのまま送ると空欄が残ります。
• 送る前に読み直す箇所は、見積書と合っているかどうか。品目と金額が見積書の原本と一致しているかは、AIには確かめられません。
• プロンプトありは、2モデルとも満点だった。ただし1条件1回で、プロンプトが効いたと言い切れる回数ではありません。同じ条件で繰り返すと変わる可能性があります。

仕入先に送る発注書を作ってください。次のルールを守ってください。
1. 発注番号・見積番号・日付・品名・型番・数量・単位・単価・金額・電話番号・宛先・差出人は、メモの表記のとおりに書く。税抜の表記を落とさず、税込にしない。
2. 小計と合計は、メモの金額をそのまま書く。計算し直したり、消費税額を足したりしない。
3. 納期と連絡の期限は、日付と場所をメモのとおり書く。曜日を付けるときは暦で確かめ、確かめられなければ書かない。
4. 未定のことは、確定させずに「決まり次第連絡する」と書く。
5. メモで「書かない」とした事柄には触れない。
6. メモに無い条項・事実・約束（キャンセル、返品、保証、納期遅れの扱い、収入印紙、請書の返送の依頼など）は足さない。

［ここに発注のメモを貼り付け］