進捗報告メールの書き方と例文
AI4条件の実測・プロンプト
進捗報告メールに書くこと
進捗報告メールは、取引先や上司に、仕事の現在地を知らせる連絡です。次の表は当社の整理で、会社や制度の決まりではありません。実際に何を書くかは、取引先との取り決めや社内の様式に従ってください。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 宛先・案件・報告日 | 会社名・部署・担当者、案件の名前、いつの時点の報告か |
| 進捗 | 全体のうち、できた数と残りの数。残りの中身も書く |
| 遅れ | 当初の予定日と、間に合わない見込みであること。遅れるなら最初に書く |
| 原因 | 分かっている原因。分かっていないものは「調査中」と書き、推測で埋めない |
| 見込み日 | いつまでにできそうか。確定していない条件と、確定の連絡をいつするかも書く |
| 相手へのお願い | 確認してほしいこと、その期限 |
| 書かない事柄 | この連絡で触れないと決めた費用・値引き・契約の変更 |
| 差出人と連絡先 | 会社名・担当・電話番号・受付時間を一字違わず書く |
この記事の実測は、メモに書いた事実を進捗報告メールの文面にする部分だけです。進み具合や原因が実際と合っているか、見込み日を約束してよいかは、AIには判断できません。取引先に出すお詫びや依頼の文は、出張報告書の書き方のような社内向けの報告書とは別に考えてください。社内向けの定期報告は、週報と月報で扱っています。
進捗報告メールの例文
件名：〇〇の進捗のご報告（〇年〇月〇日時点） 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社の〇〇です。 〇〇について、〇年〇月〇日時点の進捗をご報告します。 当初の納品予定日の〇月〇日には、間に合わない見込みです。申し訳ありません。 ■進捗 全〇本のうち〇本は完成しています。未完成は〇〇、〇〇です。 ■遅れの原因 1. 〇〇（分かっている原因） 2. 〇〇（原因がまだ特定できていない場合は、調査中と書く） ■完成の見込み 〇月〇日の見込みです。ただし、〇〇が分かるまでは確定できません。確定の連絡は〇月〇日までにします。 ■お願い 〇〇を、〇月〇日までにご確認ください。 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（平日〇時から〇時）
AIで進捗報告メールを下書きしたときの実測
システム開発会社の開発担当のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に送る進捗報告のメールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の進捗報告のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつメールにさせました（2026年10月17日）。メモには、宛先・案件・報告日、画面10本のうち7本が完成して3本が未完成であること、遅れの原因2つ（先方から受けた項目追加の依頼への対応と、原因がまだ特定できていない検索画面の表示の遅さ）、完成の見込み日（確定できない条件つき）と確定の連絡日、先方へのお願いと期限、書かない費用・値引き・契約の変更を入れています。曜日はメモに書いていません。実際の暦では、報告日の2027年6月14日は月曜、当初の納品予定日の6月18日は金曜、見込み日の7月2日は金曜です。
【メモ（開発担当・西村）】 ・送り先：取引先（法人）の株式会社あおば食品 情報システム課 小川様に、進捗報告のメールを送る ・案件：受注管理システムの画面改修（受注は先方の2027年3月の発注） ・報告日：2027年6月14日 ・当初の納品予定：2027年6月18日。この日には間に合わない見込み ・進捗：画面10本のうち7本は完成して先方の確認も済み。未完成は検索画面、一覧画面、出力画面の3本 ・遅れの原因は2つ。1つ目は、先方から5月31日に受けた項目追加の依頼への対応（これは作業が増えた分）。2つ目は、検索画面の表示が遅い問題が見つかったこと。表示が遅い原因はまだ特定できていない（調査中） ・完成の見込み：2027年7月2日。ただし、検索画面の表示が遅い原因が分かるまでは確定できない。確定の連絡は6月21日までに入れる ・先方へのお願い：追加依頼の項目一覧に抜けや間違いがないか、6月16日までに確認してほしい ・費用の追加、値引き、契約の変更の話は、このメールでは書かない ・問い合わせ：03-5550-0188（開発担当 西村）平日9時から18時 ・差出人：株式会社ミナトソフト 開発担当 西村
採点は7項目です。①宛先・案件・報告日（曜日を付けた場合は暦と一致） ②進捗（10本のうち7本が完成、未完成は検索画面・一覧画面・出力画面） ③当初の納品予定日の6月18日に間に合わない見込みであること ④原因2つ。表示が遅い原因は調査中とメモのとおり書き、推測・断定しない ⑤見込み日7月2日を確定の約束にせず、確定できない条件と6月21日までの連絡を書く ⑥費用・値引き・契約の変更に触れない ⑦6月16日までの確認のお願い、差出人・電話番号・受付時間が一字違わずメモどおりで、メモに無い約束・事実を足さない。件名・定型のあいさつ・お詫びの一言は書き足しに数えていません。
| 条件 | 7項目 | 遅れ・原因・見込み日の書き方 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 遅れ（2027年6月18日に間に合わない）を本文の最初に書き、原因は「5月31日にいただいた項目追加のご依頼」と「検索画面の表示が遅い問題」の2つ。表示が遅い原因は「まだ特定できておらず、現在調査中」。見込みは「2027年7月2日（金）」で「この日付を確定できません。確定のご連絡は6月21日（月）までに」と書いた。曜日はすべて暦と一致した | なし |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 6 / 7 | 原因・見込み・確認のお願いの内容はプロンプトありと同じ。曜日（金・月・水）は暦と一致した。表示が遅い原因は「まだ分かっておらず、現在調べております」とし、推測しなかった。ただし報告日（2027年6月14日）はメールのどこにも書かなかった | なし（当初の納品予定を「お約束していた」と言い換えたが、新しい日付・約束ではないので数えていない） |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 遅れ、2つの原因、表示が遅い原因は「特定できておらず、調査中」。見込みは「2027年7月2日を見込んでいます」「確定できません。確定のご連絡は6月21日までに差し上げます」。曜日は付けなかった | なし |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 7 / 7 | 原因は「主な原因は次の2点です」と書いた。表示が遅い原因は「特定できておらず、調査を進めております」。見込み・確認のお願いはメモのとおり。見込みは「2027年7月2日を予定しております」で、確定できない条件と6月21日までの連絡も書いた。曜日は付けなかった | なし |
- 原因が分かっていない画面の遅さを、推測した回答は0件だった。4条件とも、表示が遅い原因を「特定できておらず」「分かっておらず」のようにまだ分かっていないと書き、「調査中」「調べております」「調査を進めております」と添えました。サーバーの性能やデータ量などの、メモに無い原因を挙げた回答はありませんでした。
- 見込み日を約束の形にした回答は0件だった。4条件とも7月2日を見込みとして書き、検索画面の表示が遅い原因が分かるまで確定できないこと、6月21日までに連絡することも書きました（Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は「確定できる段階になりましたら、6月21日までに改めてご連絡いたします」と、条件つきの書き方でした）。別の日付を作った回答はありませんでした。
- 遅れを進捗より前に書いたのは、4条件のうち3条件だった。プロンプトあり2条件とOpus 5.5・ただ頼んだ条件は、当初の6月18日に間に合わない見込みを進捗の説明より前に置きました。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、進捗の後の「納品予定の変更について」で書き、お詫びの一言も付けませんでした（プロンプトのルール3は、遅れを最初に書くよう求めています）。
- 費用・値引き・契約の変更に触れた回答は0件だった。メモが書かないとした事柄は、プロンプトなしの条件でも守られました。
- 落とした項目は、Opus 5.5・ただ頼んだ条件の報告日だけ。メモにある報告日（2027年6月14日）をメールのどこにも書きませんでした。メールの送信日で足りるという考えもあり、書き足しではなく書き落としです。当社は、正解表を先に作って「報告日を書く」を採点に入れていたため、①を×にして6/7としました。
- 曜日を付けたOpus 5.5の2回答は、すべて暦と一致した。金曜（6月18日・7月2日）、月曜（5月31日・6月21日）、水曜（6月16日）を付け、全部合っていました。Haiku 4.5の2回答は曜日を付けませんでした。
- 送る前に読み直す箇所は、進み具合と見込み日の重さ。画面7本が実際に完成しているか、7月2日を先方に伝えてよいかは、AIには確かめられません。
- プロンプトの効果は、1条件1回では言い切れない。プロンプトありは2モデルとも7/7、プロンプトなしはOpusが6/7、Haikuが7/7でした。差がついたのは報告日の書き落としだけで、プロンプトで差がついたとは言えません。
進捗報告メールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです（検証では、このプロンプトの前に「ツールは一切使わず、次の依頼への回答だけを返してください。前置きや作業の説明は不要です。」の2文を添えています）。ルール3の後半とルール4は、遅れが無い報告では省いてください。
取引先に送る進捗報告のメールを作ってください。次のルールを守ってください。 1. 宛先・案件名・報告日・日付・数・画面名・電話番号・差出人は、メモの表記のとおりに書く。 2. 進捗は、完成した数と未完成のものを、メモのとおりに書く。 3. 遅れる場合は、当初の予定に間に合わないことを最初に書く。原因はメモに書かれたものだけを書き、原因が分かっていないものは「調査中」「特定できていない」とメモのとおり書く。原因を推測したり、先方の責任と決めつけたりしない。 4. 完成の見込み日は、メモにある日付だけを書く。確定できない条件がメモにあれば、見込みであること・確定の連絡日をメモのとおり書き、約束の形にしない。日付は作らない。 5. 曜日を付けるときは暦で確かめ、確かめられなければ書かない。 6. メモで「書かない」とした事柄（費用・値引き・契約の変更など）には触れない。 7. メモに無い約束・事実（必ず間に合わせる、人員を増やす、定期報告など）は足さない。 ［ここに進捗のメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 原因が分かっていないものは、メモにそう書く。この検証のメモは「原因はまだ特定できていない（調査中）」と書き、4条件とも推測しませんでした。
- 見込み日には、確定できない条件と確定の連絡日を添えてメモに書く。4条件とも、見込みであることと6月21日までの連絡を書きました。
- 報告日はメモに書き、メールに入れるかを決めておく。プロンプトなしのOpus 5.5だけが、報告日を書き落としました。
- 費用・値引き・契約の変更は、書かないとメモに書く。4条件とも触れませんでした。
- 曜日は、付けるなら暦で確かめる。この検証で曜日を付けた2回答はすべて暦と一致しました。
よくある質問
進捗報告メールには何を書けばよいですか？
宛先・案件・報告日、進捗（できた数と残り）、遅れる場合は当初の予定日と間に合わない見込みであること、分かっている原因、完成の見込み日、相手へのお願いと期限、差出人と連絡先を書きます。原因が分かっていないものは調査中と書き、見込み日は確定していない条件と確定の連絡日を添えます。取引先との取り決めや社内の様式がある場合は、そちらに従ってください。
AIに進捗報告メールを書かせると、原因を勝手に推測しますか？
当社の検証（架空のシステム改修の進捗メモ、各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、原因が分かっていない画面の表示の遅さを推測した回答は4つのうち0でした。見込み日を約束の形にした回答も0でしたが、プロンプトなしのOpus 5.5は報告日を書き落としました。1条件1回の結果です。進み具合や見込み日を伝えてよいかは、送る前に人が確かめてください。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年10月17日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
進捗報告メールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
合同会社フューチャープロンプトは、進捗のメモや案件の記録から報告メールを下書きし、進み具合や見込み日が元の資料と合っているかを確かめる手順まで含めた仕組みづくりをご一緒します。
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