照会への回答メールの書き方と例文

照会への回答メールに書くこと

照会は、相手が在庫や納期、価格などを問い合わせることです。次の表は当社の整理で、法律や会社の決まりではありません。実際の在庫や納期は、社内の最新の情報で確かめてから送ってください。

この記事の実測は、メモに書いた在庫・納期・価格の事実をメールの文面にする部分だけです。在庫の数や納期が今も正しいか、値引きに応じてよいかは、AIには判断できません。似たメールの受注確認メール、納期変更の依頼メール、見積書の送付メールは、別の記事で実測しています。

照会への回答メールの例文（在庫・納期・価格）

件名：〇〇の在庫・納期・価格について（ご回答）

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇の〇〇です。
〇月〇日付のご照会について、〇年〇月〇日時点の状況をお知らせします。

■在庫
〇〇は倉庫に〇台ございます。うち〇台は別のご注文分のため、ご用意できるのは〇台です。

■納期
〇台まで：〇月〇日に出荷し、〇月〇日に着く見込みです。
残りの〇台：仕入先に確認中で、入荷日は分かっておりません。確定しましたら、〇月〇日までにご連絡します。

■価格
単価は〇〇円（税別）です。数量が決まりましたら、見積書を別にお送りします。

〇〇　〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（平日〇時から〇時）

AIで照会への回答メールを下書きしたときの実測

回答する側の営業事務のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に送る回答メールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の回答メールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつメールにさせました（2026年10月17日）。メモには、返信先、照会の内容（40台）、回答の日付、在庫（倉庫に38台、出荷待ちの10台を除いて28台）、納期（28台までは6月10日出荷・6月11日着の見込み、残りの12台分は入荷日が分からず6月14日までに連絡）、価格（単価18,500円・税別、見積書は別送、値引きは上長に確認中で約束しない）、連絡先を入れています。曜日はメモに書いていません。実際の暦では、回答の日付の2027年6月7日は月曜、6月10日は木曜、6月11日は金曜、6月14日は月曜です。

【メモ（回答する側・営業事務 村井）】
・返信先：取引先の株式会社あおば商事 購買課 大野様。10月14日付の照会「ステンレス製ラック SR-450 を40台、在庫・納期・価格を教えてほしい」への回答メール
・回答の日付：2027年6月7日
・在庫：SR-450 は本日時点で倉庫に38台ある。ただし他社の注文済み10台が出荷待ちなので、あおば商事に回せるのは28台
・納期：28台までなら6月10日に出荷でき、先方の倉庫に6月11日に着く見込み。29台以上（残りの12台分）は仕入先に確認中で、入荷日はまだ分からない。確定したら6月14日までに連絡する
・価格：単価は18,500円（税別）。数量が決まったら見積書を別に送る。値引きできるかは上長に確認中で、この返信では約束しない
・問い合わせ：03-5550-0123（営業事務 村井）平日9時から18時

採点は7項目です。①宛先・回答の日付・照会の特定（曜日を付けた場合は暦と一致） ②在庫：38台のうち回せるのは28台 ③納期：28台までは6月10日出荷、6月11日着の「見込み」 ④残りの12台分：入荷日は未定で、6月14日までに連絡 ⑤価格：単価18,500円（税別）と見積書の別送で、メモに無い税込額や合計額を書かない ⑥値引き：できるとも検討するとも約束しない ⑦電話番号と受付時間が一字違わずメモどおりで、メモに無い約束（在庫の確保、取り置き、優先対応など）を足さない。件名・定型のあいさつ・署名は書き足しに数えていません。

• 在庫・納期・価格の中身は、4条件ともメモのとおりだった。回せる在庫28台、6月10日出荷・6月11日着の見込み、残り12台の入荷日は未定で6月14日までに連絡、単価18,500円（税別）と見積書の別送は、どの回答でも落ちたり変わったりしませんでした。40台に応じられると読める書き方もありませんでした。
• 差が出たのは、回答の日付だった。Haiku 4.5は2条件とも、メモの「2027年6月7日」を本文に書かず、「回答日時点」「本日時点」と書きました。Opus 5.5は2条件とも「2027年6月7日」または「本日（6月7日）」と書いています。Haiku 4.5の回答は、回答日の月日がどこにも無く、納期の「6月10日」がいつの時点の見込みか、メールだけでは分かりません。採点では、年が無くても回答日の月日が書かれていれば○としました（Opus 5.5・ただ頼んだは「本日（6月7日）」で年が無く、○）。
• プロンプトなしのOpus 5.5は、メモに無い提案を足した。「28台を先にお送りし、残りを後からお送りする分納でもよろしいか、または全数がそろってからの一括納品をご希望か」を尋ねる段落です。親切な提案ですが、分納に応じられるかはメモに書いていません。この回答は、メール本文の外の注意書きで、この段落が付け足しだと知らせていました。
• プロンプトなしのHaiku 4.5は、値引きに「数量に応じた」を足し、連絡を約束した。メモは「値引きできるかは上長に確認中で、この返信では約束しない」だけです。「数量に応じた値引き」とは書かれておらず、「結果が分かり次第ご連絡します」という連絡の約束もメモに無い一文です。値引きを約束はしていないため⑥は○とし、⑦を×にしました。
• 値引きの扱いは、モデルで分かれた。Opus 5.5は2条件とも値引きに触れず、Haiku 4.5は2条件とも触れました。プロンプトありのHaiku 4.5は「本メールではお答えできません」とだけ書き、約束には当たりません。値引きを聞かれていない相手に「確認中」と知らせるかは、メモを書く人が決めておくことです。
• 曜日は、付けた回答がすべて暦と一致した。Opus 5.5は2条件とも「6月10日（木）」「6月11日（金）」「6月14日（月）」と曜日を付け、いずれも実際の暦と同じでした。Haiku 4.5は曜日を付けませんでした。
• 3条件が、本文の外に日付の食い違いの注意書きを付けた。Opus 5.5・ただ頼んだは、照会（10月14日）と回答（2027年6月7日）が約8か月離れていることを、Haiku 4.5の2条件は、それに加えて実際の今日（2026年10月）と合わないことを、メールの外で知らせました。プロンプトありのOpus 5.5は付けませんでした。注意書きは書き足しに数えていません。架空の日付を使った検証で出た注意書きで、実際の業務では逆に、日付の誤りに気づく助けになります。
• Haiku 4.5・ただ頼んだは、会社名の欄が「[御社名]」のまま残った。メモに自社の会社名が無かったためで、送る前に埋める必要があります。
• 送る前に読み直す箇所は、在庫の数、納期の日付、値引きの一文。在庫と納期が今も正しいか、値引きに触れてよいかは、AIには確かめられません。
• プロンプトの効果は、1条件1回では言い切れない。Opus 5.5は6/7から7/7、Haiku 4.5は5/7から6/7に上がりましたが、各条件1回の結果です。

取引先に送る照会への回答メールを作ってください。次のルールを守ってください。
1. 宛先・照会の品名と数量・回答の日付・数量・単価・電話番号は、メモの表記のとおりに書く。
2. 在庫と納期は、メモにある数量と日付だけを書く。確定していないこと（見込み、確認中のこと）は、確定のように書かない。
3. 日付や数量を作らない。メモに「分からない」「確認中」とあることには、入荷日や納期を書かない。
4. 曜日を付けるときは暦で確かめ、確かめられなければ書かない。
5. メモで「約束しない」とした事柄（値引きなど）は、できるとも検討するとも書かない。
6. メモに無い約束（在庫の確保や取り置き、優先対応など）、金額（税込額・合計額など）、事実は足さない。

［ここに回答のメモを貼り付け］