受注確認メールの書き方と例文

受注確認メールに書くこと

注文を受けた旨の返信を出すかどうか、何を書くかは、取引先との契約や社内の決まりで変わります。決まりがあるときは、その決まりが先です。

受注確認メールの例文

件名：ご注文受付のご連絡（発注番号 〇〇）

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。

〇年〇月〇日に発注書（発注番号 〇〇）を受け取りました。下記のとおりご注文を承りましたので、ご確認ください。

■品名・数量：〇〇 〇〇個
■単価：〇〇円（税抜）
■合計：〇〇円（税抜。消費税は別途）
■納品予定日：〇年〇月〇日
■納品先：〇〇

納品時間帯は、まだ決まっていません。決まり次第ご連絡いたします。
納品日を変更される場合は、〇月〇日までにご連絡ください。

ご不明な点は、下記までお問い合わせください。
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇　電話 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（〇〇〜〇〇時）

AIで受注確認メールを下書きしたときの実測

家具を売る会社の営業事務のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に送る受注確認メールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の受注確認メールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ受注確認メールにさせました（2026年10月14日）。メモには、発注番号と受け取った日、品名・数量・単価・税抜の合計、納品予定日と納品先、納品日を変更できる期限、納品時間帯が未定であること、値引きと支払条件は書かない方針、連絡先を入れています。曜日はメモに書いていません。

【メモ（営業事務・井上）】
・送り先：取引先（法人）の担当者 株式会社あおば商事 総務部 松本様に、ご注文の受注確認メールを送る
・受注：2027年1月12日に発注書（発注番号 PO-0318）を受け取った
・内容：事務用チェア OC-300 24脚、単価 40,833円（税抜）、合計 980,000円（税抜。消費税は別途）
・納品予定：2027年1月25日（納品先は松本様の会社の本社1階 総務部の受付）
・納品日の変更は、1月20日までに連絡をもらえれば対応できる
・まだ決まっていないこと：納品時間帯（運送会社に確認中、決まり次第伝える）
・値引きの話は、このメールでは書かない
・支払条件は、このメールでは書かない
・問い合わせ：06-5550-0199（営業事務 井上）平日9時から17時30分
・差出人：株式会社ハルノ商会 営業事務 井上

採点は7項目です。①発注番号・受け取った日・品名と数量がメモどおり ②金額が合計980,000円（税抜）、消費税は別途で、税込と書いていない ③納品予定日が2027年1月25日、納品先が本社1階 総務部の受付。曜日を付けた場合は月曜と一致（付けなければ○） ④納品日の変更は2027年1月20日までの連絡で対応と書いている。曜日を付けた場合は水曜と一致 ⑤納品時間帯を、決めずに未定のまま伝えている ⑥値引きと支払条件に触れない ⑦宛名・電話番号・受付時間・差出人がメモどおりで、メモに無い事実・約束・条件を足さない。件名・定型のあいさつ・署名欄の部署名は、書き足しに数えていません。

• 金額・納品日・変更期限の取り違えは、4条件とも0件だった。合計は4条件とも「980,000円」に「税抜」と消費税が別途である旨が付き、税込と書いた文面はありませんでした。納品予定日は2027年1月25日、納品先は本社1階の総務部の受付、変更の期限は1月20日で、違いはありませんでした。
• 曜日は、付けた8つがすべて暦どおりだった。Opus 5.5は2条件とも火・月・水の3つ、Haiku 4.5・ただ頼んだは月・水の2つを付け、Haiku 4.5・プロンプトありは付けませんでした。
• 未定事項を確定のように書いた文面は、4条件とも0件だった。納品時間帯を決めず、運送会社に確認中で、決まり次第連絡するという形でした。
• 書かないとした事柄に触れた文面は、0件だった。値引きと支払条件は書かない方針は、プロンプトなしの2条件でも守られました。
• メモの数字どうしが合わないことに、4条件とも気づいた。メモの単価40,833円×24脚は979,992円で、合計の980,000円と8円ずれていました。これは当社がメモを作ったときの端数のずれで、正解表を作る時点では気づいておらず、採点の項目には入れていません。4条件とも、メール本文はメモの数字のまま書き、ずれは送る人向けの文で知らせました。数字を勝手に直した文面はありません。
• 送る人向けの文が、4条件の回答すべてに付いた。本文の外に付いたので、そのままコピーして送ると取引先に届きます。コピーする範囲は、件名から署名までに絞ってください。
• 4条件とも満点だったので、プロンプトの効果は測れていません。各1回の比較で、差が出たのは文面の形（曜日の有無、注意書きの書き方）だけでした。未定のことと触れない方針をはっきり書いたメモでの結果で、書かなかったメモでは試していません。

次のメモをもとに、取引先に送る受注確認メールを作ってください。ルールは次の5つです。
1. 発注番号・日付・品名数量・金額・電話番号・社名・宛先・差出人は、メモの表記どおりに書く。金額は「税抜」の表記を落とさず、税込にしない。
2. 曜日は2027年1月の暦で確かめられたものだけを書く。確かめられなければ曜日は書かない。
3. 納品予定日・納品先と、納品日の変更を受け付ける期限は、メモのとおりに書く。メモに無い納品条件を足さない。
4. まだ決まっていないことは、決まっていないままにして「決まり次第連絡します」と伝える。時間帯を決めない。
5. メモで「書かない」とした事柄（値引き、支払条件）には触れない。メモに無い事実・約束・条件を足さない。

［ここにメモを貼り付け］