見積書の送付メールの書き方と例文

見積書の送付メールに書くこと

取引先との契約や社内の承認ルールで、見積書の出し方や記載事項が決まっている場合は、その決まりが先です。送る前に、自社の決まりで確かめてください。

見積書の送付メールの例文

件名：〇〇（案件名）のお見積書送付のご案内

〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。

〇〇（案件名）のお見積書（〇年〇月〇日付）をPDFで添付いたします。ご確認をお願いいたします。

■お見積金額
〇〇〇〇円（税抜）／消費税込 〇〇〇〇円
（内訳）〇〇〇〇円、〇〇〇〇円、〇〇〇〇円

■金額に含まれないもの
〇〇は別見積です。今回の金額には入っておりません。

■納期
ご発注から〇週間後に完了いたします。〇月〇日までにご発注いただいた場合は、〇月〇日に完了いたします。

■お見積の有効期限
〇年〇月〇日まで

■お支払い条件
〇〇

ご不明な点は、下記までお問い合わせください。
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇　電話 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（〇〇〜〇〇時）

AIで見積書の送付メールを下書きしたときの実測

内装会社の営業のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に送る見積書の送付メールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の見積書の送付メールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ送付メールにさせました（2026年10月9日）。メモには、税抜と税込の金額と内訳、金額に含まれない電気工事、発注から3週間後という納期と日付の例、有効期限、支払条件、値引きには触れない方針、問い合わせ先を入れています。曜日はメモに書いていません。

【メモ（営業・村上）】
・送り先：取引先（法人）の担当者 株式会社あおば商事 総務課 川端様に、見積書のPDFを添付してメールで送る
・案件：事務所移転に伴うパーティション設置工事
・見積書の日付：2027年1月8日
・見積金額：1,280,000円（税抜）、消費税込 1,408,000円
・内訳：資材費 760,000円、施工費 420,000円、搬入・養生費 100,000円
・含まれないもの：コンセントの移設などの電気工事は別見積（今回の金額に入っていない）
・納期：発注から3週間後に工事完了。2027年2月15日までに発注をもらえれば、3月8日に完了
・見積の有効期限：2027年1月29日まで。それを過ぎたら金額を出し直す
・支払条件：工事完了の月の末日で締めて、翌月末払い
・値引き：今回は値引きなし。値引きの要望があっても、メールでは触れない（営業部長が判断する）
・問い合わせ：03-5550-0142（営業部 村上）平日9時30分から18時
・差出人：株式会社ミドリ内装 営業部 村上

採点は7項目です。①金額（税抜1,280,000円・税込1,408,000円）と内訳3つがメモどおり ②納期（発注から3週間後、2月15日までの発注で3月8日完了）がメモどおり。曜日を付けた場合は2月15日＝月、3月8日＝月と一致（付けなければ○） ③有効期限（2027年1月29日まで）がメモどおり。曜日を付けた場合は金曜と一致 ④電気工事が別見積で金額に入っていない ⑤値引き・サービス・調整の示唆が無い ⑥支払条件・問い合わせ先・宛名・差出人がメモどおり ⑦メモに無い事実・約束を足さない。件名・定型のあいさつ・添付の案内は書き足しに数えていません。消費税額を足した場合は、計算が合っていれば○にしました。

• 金額・納期・有効期限の数字と日付は、4条件とも取り違えなく残った。税抜1,280,000円・税込1,408,000円、内訳3つ、発注から3週間後、2月15日までの発注で3月8日完了、有効期限1月29日のいずれも、取り違えは見つかりませんでした。税抜と税込を入れ替えた文面は0件です。
• 含まれない電気工事は、4条件とも別見積と書いた。金額に入っていないこと、別に見積もることが、すべての文面にありました。
• 値引きに触れた文面は、0件だった。「ご相談ください」を値引きの示唆として使った文面もありませんでした。メモに「メールでは触れない」と書いた方針は、プロンプトなしの2条件でも守られました。
• 外したのは2条件で、どちらも書き足しだった。Opus 5.5（ただ頼んだ1回）は「事務所移転に伴うパーティション設置工事についてご相談いただき、誠にありがとうございます」と書きました。メモには、先方から相談を受けたとは書いてありません。Haiku 4.5（ただ頼んだ1回）は、支払条件に「3月8日に完了した場合は、3月末締め、4月末払いです」という例を足しました。メモの締めと支払の決まりを当てはめた計算ですが、メモに無い日付が入っています。正解表が書き足しに数える「新しい日付」に当たるものとして数えました。同じHaiku 4.5が足した消費税128,000円は、計算が合っているので○にしています。
• 曜日は、付けたのはプロンプトありのOpus 5.5だけで、4つとも暦どおりだった。見積書の日付1月8日（金）、発注の2月15日（月）、完了の3月8日（月）、有効期限1月29日（金）を付けました。プロンプトありのHaiku 4.5は、確かめられないときは書かない、という指示のとおり、曜日を付けませんでした。ただ頼んだ2条件も付けていません。暦と照らした曜日は4つで、4つとも一致しました。
• 送る前に読み直す箇所が残った。Opus 5.5・ただ頼んだ条件は「別途お見積をご用意いたします」と、別見積を出すことを先方に約束するように書いています（メモの「別見積」の言い換えとして書き足しには数えていません）。完了を「予定です」と書いたのはHaiku 4.5の2条件とOpus 5.5・プロンプトありの3条件で、メモの「完了」より約束が弱くなっています。見積書の添付ファイル名や、見積書そのものの金額との照合は、AIには任せられません。
• 各1回の比較なので、プロンプトの効果とまでは言えません。プロンプトありは2条件とも7項目すべて○で、ただ頼んだ2条件は6/7でした。差が出たのは書き足し2回だけで、同じ条件で繰り返すと変わる可能性があります。

取引先に送る見積書の送付メールを作ってください。次のルールを守ってください。
1. 金額・日付・電話番号・社名・宛先・差出人は、メモの表記のとおりに書く。税抜と税込を取り違えない。
2. 曜日を付けるときは、2027年1月〜3月の暦で確かめる。確かめられなければ曜日は書かない。
3. 納期は、メモの起算の仕方（発注から何週間後か）と日付の例をそのまま書く。約束を強めない。
4. 見積の有効期限と、金額に含まれないものを、メモの言い方のまま分けて書く。
5. 値引き・サービス・調整の示唆はしない。メモに無い事実・保証・約束・条件は足さない。

［ここにメモを貼り付け］