株主総会議事録の書き方と例文

株主総会議事録に書くこと

会社法施行規則第72条は、株主総会の議事録に載せる事項を定めています（e-Gov法令検索、2026年10月15日確認）。会社法第318条は、株主総会の議事録を作成し、株主総会の日から10年間、本店に備え置くことを定めています。

決議の要件は議案によって違います。会社法第309条第1項は、普通決議を、議決権を行使できる株主の議決権の過半数を持つ株主が出席し、出席した株主の議決権の過半数で行うと定めています（定款に別段の定めがある場合を除く）。同条第2項は、列挙した議案（株式の併合を含む）の特別決議を、出席した株主の議決権の3分の2以上で行うと定めています。どの議案が特別決議にあたるかは、条文で確かめてください。AIは、会社の定款を見ていません。

株主総会議事録の例文

定時株主総会議事録

株式会社〇〇

1. 日時：〇年〇月〇日（〇）〇時〇分から〇時〇分
2. 場所：本店会議室
3. 議決権を行使できる株主の数：〇名、議決権の数：〇個
4. 出席した株主の数：〇名、出席した議決権の数：〇個
5. 出席した取締役：〇〇、〇〇　出席した監査役：〇〇
6. 議長：代表取締役 〇〇
7. 議事録を作った取締役：〇〇

第1号議案 〇〇の件
　賛成〇個、反対〇個。可決。
第2号議案 〇〇の件（特別決議が必要な議案）
　賛成〇個、反対〇個。〇〇のため可決（否決）。
質問：〇〇について質問があり、議長が〇〇と答えた。

作成日：　　年　　月　　日
議長と議事録を作った取締役の署名押印欄

AIで株主総会議事録を作ったときの実測

定時株主総会の要点メモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、株主総会議事録を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の株主総会議事録のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ議事録にさせました（2026年10月15日）。メモには、議決権を行使できる株主12名・1,000個、出席8名・720個、3つの議案を入れています。第3号議案は株式併合（特別決議）で、賛成470個・反対250個と賛成のほうが多いのに、出席した議決権720個の3分の2（480個）に届かず否決です。議決権の数の取り違えと、賛成が多いから可決という誤りが出やすい形にしました。

【株主総会議事録を作る要点メモ】（架空）

会社：株式会社さくら商事
開催：2026年6月26日（金）10時00分から10時50分、本店会議室（定時株主総会）
議長：代表取締役 大野 剛
出席した取締役：大野 剛、坂本 恵、安田 修
出席した監査役：岡田 理恵
議事録を作った取締役：坂本 恵

議決権の状況：
　議決権を行使できる株主 12名、議決権の数 1,000個
　出席した株主（書面での行使と委任状を含む） 8名、出席した議決権の数 720個

議案と結果：
第1号議案 剰余金の配当（1株につき30円）
　賛成650個、反対70個。可決。
第2号議案 取締役2名の選任（候補者は2名とも原案どおり）
　賛成700個、反対20個。可決。
第3号議案 株式併合（10株を1株にする）
　特別決議が必要（出席した議決権の3分の2以上の賛成）。賛成470個、反対250個。賛成が3分の2に届かず否決。
質問：株主から配当の水準について質問があり、議長が「今期の利益から無理のない水準と判断した」と答えた。

書かないこと：議案の背景の説明、取締役の経歴、監査役の報告。
署名押印：議長と議事録を作った取締役の署名押印欄を置く。作成日は空欄にする。

採点は8項目です。①日時・場所 ②議長・出席した取締役と監査役・議事録を作った取締役 ③議決権の状況（1,000個と720個の区別） ④第1号議案（賛成650・反対70で可決） ⑤第2号議案（賛成700・反対20で可決） ⑥第3号議案（賛成470・反対250で否決） ⑦質問と答えの趣旨 ⑧メモに無い数字・氏名・日付・理由・決議事項・割合の計算などの書き足しが無く、署名押印欄があり作成日が空欄。題名・定型の結びは書き足しに数えていません。

• 議決権の数は、4条件ともメモどおりだった。議決権を行使できる株主の議決権1,000個と、出席した議決権720個を取り違えた文面は0件でした。
• 賛成・反対の数は、4条件とも3つの議案すべてで一致した。650と70、700と20、470と250の入れ替えや書き間違いは0件でした。
• 賛成が反対より多い第3号議案を可決と書いた文面は、0件だった。4条件とも否決と書き、特別決議の3分の2に届かなかった旨を添えました。
• 正解表の基準で×になった書き足しは、プロンプトなしのHaiku 4.5の1回だけだった。第3号議案に「3分の2である480個」とメモに無い数字を書きました。計算としては合っていますが、メモに無い数字なので、採点では×にしています。
• Opus 5.5は2条件とも、メモに無い出来事を書いた。開会の宣言と閉会の宣言です。プロンプトなしの1回は、議決権の状況を報告したことと、特別決議の要件を説明したことも書きました。数字や氏名は変えていませんが、送る前に読み直す箇所です。
• 候補者の氏名は、メモに無いので空欄になった。Haiku 4.5は2条件とも空欄を置き、プロンプトなしの1回は「実名を入れてください」と本文の後に書きました。氏名を作り上げた文面は0件でした。
• 質問と答えを書く位置は、条件によって違った。プロンプトなしの2条件は第1号議案の中、プロンプトありの2条件は議案の後の別の節に書きました。実際の順序とずれていないか、読み直す箇所です。
• プロンプトあり条件は2つとも、8項目すべて○だった。プロンプトなしのOpus 5.5も8項目が○で、差が出たのはプロンプトなしのHaiku 4.5の1回です。1回ずつの結果なので、プロンプトの効果とは言い切れません。

株主総会議事録を作ってください。次のルールを守ってください。
1. 会社名・日時・場所・議長・出席役員・議事録を作った取締役は、メモのとおりに書く。
2. 議決権を行使できる株主の議決権の数と、出席した議決権の数を、区別して書く。
3. 議案ごとに、賛成・反対の議決権の数と、可決か否決かを、メモのとおりに書く。結果はメモにある結果をそのまま書き、自分で変えない。
4. 質問と答えは、メモにある趣旨だけを概要で書く。
5. メモの「書かないこと」には触れない。作成日は空欄にし、署名押印の欄を置く。
6. メモに無い数字・氏名・日付・理由・決議事項・割合の計算は足さない。

［ここに要点メモを貼り付け］