休暇申請・打刻漏れ修正への返信文（承認・差し戻し）

休暇申請・打刻修正への返信で確かめたい4つの点

返信文を作るときに、取り違えや書き足しが起きやすい4つの点を、今回の架空の依頼に当てて整理します。実際の規程や承認の流れは、会社ごとに違います。

AIで承認・差し戻しの返信文を書いたときの実測

下の架空の規程の抜粋と依頼2件（山田さんの休暇申請、佐藤さんの打刻修正）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「記載の判断のとおりに返信文を1通ずつ書いてください」とだけ頼む条件と、下のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ書かせました（2026年10月12日）。判断はこちらで決めて渡しており、承認や差し戻しをAIに決めさせる検証ではありません。

【規程の抜粋（架空）】
・年次有給休暇は、申請書の提出と所属長の承認により取得できる。
・打刻漏れの修正は、本人の申請に、退勤を示す根拠（入退室記録・PCのログなど）を添えて行う。根拠が無い申請は差し戻し、再提出を求める。

【依頼A】山田さん（営業部）から
10月19日（月）〜10月21日（水）の3日間、年次有給休暇を取りたい。
判断：承認（所属長の承認済み）

【依頼B】佐藤さん（製造部）から
10月9日（金）の退勤の打刻を忘れた。退勤は18:00だったので修正してほしい。根拠となる記録は添付されていない。
判断：差し戻し。入退室記録などの根拠を添えて、10月16日（金）までに再提出してもらう。

返信者：総務部 鈴木

採点は7項目です。①Aの休暇の期間・日数 ②Aは承認と書く ③Bの対象日と内容（退勤の打刻漏れ・18:00） ④Bは差し戻しと書き、理由は根拠の記録が無いこと ⑤Bの再提出期限 ⑥宛名と差出人 ⑦規程・判断に無い条件・日数・手続きを足さない。挨拶や件名、「ご確認ください」のような定型の文は、書き足しに数えていません。

• 日付・日数・判断・期限の取り違えは、4条件とも起きなかった。休暇の3日間、打刻の日付と18:00、再提出の期限、承認と差し戻しの判断は、4条件とも記載のとおりでした。
• 差は、記載に無い依頼や手続きの書き足しに出た。ただ頼んだだけの2条件は、休暇中の引き継ぎの依頼や、休暇の扱いの説明、修正を進めるという約束など、依頼にも規程にも無い内容を足しました。プロンプトありの2条件は足しませんでした。
• Opus 5.5は、規程の「PCのログ」に例を足した。ただ頼んだだけのOpus 5.5は、PCのログの例として「電源を切った時刻など」を足しました。規程には無い記述です。
• 各1回の比較なので、プロンプトの効果とまでは言えません。規程の抜粋は2行、依頼は2件と短く、実際の規程や、承認の条件が複雑な依頼で同じ結果になるとは限りません。

次の2件の依頼に、記載の判断のとおりに返信文（メール）を1通ずつ書いてください。

ルール：
- 判断・日付・日数・期限・宛名・差出人は、下の記載のとおりに書く
- 規程や判断に書いていない条件・手続き・日数・金額は足さない
- 理由は、記載された範囲だけを書く

［ここに規程の抜粋と依頼・判断を貼り付け］