社内規程のやさしい説明の書き方と例文

社内規程をやさしく書き換えるときに守ること

やさしい説明を従業員に配るときは、人事・総務の担当者が規程の原文と見比べてから出してください。規程の内容が法令に合っているかは、この記事では扱っていません。

社内規程のやさしい説明の例文

〇〇（制度の名前）のきまり

1. 対象になる人
〇〇した人が対象です。

2. 〇〇のしかた
〇〇までに、〇〇へ申請します。ただし、〇〇のときは、〇〇までに申請します。

3. 例外
〇〇のときは、〇〇の場合に限り認められます。

詳しくは、規程の原文（第〇条）を確認してください。

AIで社内規程をやさしくしたときの実測

年次有給休暇の規程（架空・5項）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次の社内規程を、従業員向けのやさしい説明に書き換えてください。」とだけ頼む条件と、下の社内規程のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ書き換えさせました（2026年10月10日）。規程には、入社から6か月の継続勤務と8割以上の出勤で10日、申請の期限（前日の17時、3日以上続けるときは2週間前）、同じ日に3名を超えるときの日の変更、翌年度に限る繰り越しと使う順番、試用期間の例外を入れています。

【社内規程（架空・就業規則の一部）】
第〇条（年次有給休暇）
1　入社から6か月間継続して勤務し、その間の所定労働日の8割以上出勤した従業員には、10日の年次有給休暇を与える。
2　取得するときは、前日の17時までに所属長へ申請する。ただし、3日以上続けて取得するときは、取得日の2週間前までに申請する。
3　同じ日に所属部署で取得する人が3名を超えるときは、会社は取得する日の変更を求めることができる。
4　使わなかった年次有給休暇は、翌年度に限り繰り越すことができる。繰り越した休暇は、その年度に新しく与えられた休暇より先に使う。
5　試用期間中の従業員にも、第1項の日数を適用する。ただし、試用期間中に3日以上続けて取得するときは、所属長が認めた場合に限る。

採点は7項目です。①与える条件と日数（6か月の継続勤務・8割以上・10日） ②申請の期限（前日の17時、3日以上続けるときは2週間前） ③日の変更を求められる条件（3名を超えるとき。会社が求めることができる） ④繰り越し（翌年度に限る。新しい休暇より先に使う） ⑤試用期間の例外（日数は同じ、3日以上続けるときは所属長が認めた場合に限る） ⑥「できる」「限る」の強さを変えていない ⑦規程に無い事実・見解を足さない。やさしさや読みやすさは採点していません。

• 数字は、4条件とも取り違えなく残った。6か月・8割・10日・17時・2週間前・3名・翌年度・3日のどれも、規程と違う数字にした文面は0件でした。
• 外した1条件は、条件の言葉が1つ落ちたものだった。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、「入社から6か月間継続して勤務し」を「入社して6か月がたち」と書きました。続けて働いたかどうかの条件が読み取れなくなり、項目1を×にしました。
• 規程に無い事実・法律の説明を足した文面は、0件だった。「理由は不要」「半日でも取れる」「法律で認められた権利」のような書き足しは、4条件ともありませんでした。
• 言い切りの強さは、プロンプトなしの条件で少し動いた。Opus 5.5・ただ頼んだ条件は「求めることができる」を「お願いすることがあります」と書きました。弱めた言い方ですが、「できる」の範囲として○にしています。
• プロンプトありの2条件は、やさしくなったとは言えなかった。ルール5「直すのは言い回しだけにする」に従い、Haiku 4.5は「第〇条」の形のまま、語尾を変えた程度でした。Opus 5.5は数字と条件を保ったまま「してください」の文にしています。数字を守らせると、言い換えの幅は小さくなります。
• 各1回の比較なので、プロンプトの効果とまでは言えません。差は、Haiku 4.5・ただ頼んだ条件の1項目だけです。同じ条件で繰り返すと変わる可能性があります。

次の社内規程を、従業員向けのやさしい説明に書き換えてください。次のルールを守ってください。
1. 日数・時刻・期間・人数・割合の数字と、「超える」「以上」「限り」などの条件を、規程のとおりに残す。
2. 「できる」「限る」といった言い切りの強さを変えない。弱めも強めもしない。
3. 条件や例外を落とさない。
4. 規程に無い事実・見解・法律の説明・励ましは足さない。
5. 直すのは言い回しだけにする。

［ここに規程を貼り付け］