休職・復職の連絡メールの書き方と例文

休職・復職の連絡メールに書くこと

休職の開始と復職の予定を上司や人事部に知らせるメールには、メモにある次の事柄を書きます。

• 宛先と差出人：上司と人事部のそれぞれの宛名、本人の所属と氏名、連絡日。
• 休職の日程：最終出社日と休職開始日。
• 復職の予定：復職予定日と、休職の期間。予定であること、延びるかどうかがまだ決まっていないこと。
• 引き継ぎ：担当ごとの引き継ぎ先と、引き継ぎ資料を置く期限。
• 連絡窓口：休職中の事務の連絡先と、仕事の問い合わせ先。確認の返信の期限があればそれも。
• 理由と、書かない事柄：理由はメモにある範囲まで。診断書、復職にあたっての配慮事項、休職中の給与や社会保険の扱いなど、メモに無いことは決めて書かない。

この記事は、日付・期間・担当の取り違えと、メモに無い内容の書き足しだけを見ています。休職の手続き、診断書の扱い、就業規則や労務上の適切さ、病状に関する配慮は扱っていません。実際に使うときは、人事部の責任者や社会保険労務士などの専門家に確認します。

AIで休職・復職の連絡メールを書かせたときの実測

本人のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、休職の開始と復職の予定を知らせる連絡メールを、直属の上司あてと人事部あての2通作ってください。」とだけ頼む条件と、下の連絡メールのプロンプトを付ける条件で書かせました。4条件です。メモは次のとおりです。病名や具体的な病状は含めていません。

【メモ（営業部 営業二課・田村 裕子）】
・書類：休職の開始と復職の予定を知らせる連絡メールの文面。直属の上司あてと、人事部あての2通を作る
・本人：営業部 営業二課 田村 裕子
・宛先：直属の上司は営業部 営業二課 課長の中村 健一さん。人事部は人事部 山口さん
・連絡日：2026年11月11日(水)。確認の返信は11月20日(金)までにほしい
・理由：体調不良のため(これ以上は書かない)
・最終出社日：2026年11月30日(月)
・休職開始日：2026年12月1日(火)
・復職予定日：2027年3月1日(月)。休職の期間は12月1日から2月28日までの3か月の予定。復職日は予定で、延びるかどうかはまだ決まっていない
・引き継ぎ：A社の担当は鈴木 大輔さん、B社とC社の担当は高橋 真由さんに引き継ぐ。引き継ぎ資料は11月25日(水)までに共有フォルダに置く
・休職中の連絡窓口：事務の連絡は人事部の山口さん。仕事の問い合わせは、A社は鈴木さん、B社とC社は高橋さん
・診断書の提出、復職にあたっての配慮事項、休職中の給与や社会保険の扱いは、メモに記載なし(連絡には書かない)
・復職前の面談の日程は、まだ決めていない
・差出人：田村 裕子

メモには、あえて取り違えやすい並びを入れてあります。最終出社日（11月30日）と休職開始日（12月1日）、休職の最終日（2月28日）と復職予定日（3月1日）、A社とB社・C社で担当者が違う引き継ぎ先、事務の連絡先（人事部の山口さん）と仕事の問い合わせ先の違いです。また「診断書の提出、復職にあたっての配慮事項、休職中の給与や社会保険の扱いは、メモに記載なし」「復職前の面談の日程は、まだ決めていない」「復職日は予定で、延びるかどうかはまだ決まっていない」と書き、AIがこれらを決めて書いたり、病状の説明を足したりしないかを見ました。

採点は7項目で、回答全体（2通のメール）を対象にしました。①宛先・差出人・連絡日がメモどおり ②最終出社日と休職開始日が合っている ③復職予定日と期間（3か月）が合っていて、予定であることを落としていない ④引き継ぎ先と資料の期限が合っている ⑤連絡窓口と返信期限が合っている ⑥理由が「体調不良のため」までで、記載なしの事柄を決めて書いていない ⑦そのほかメモに無い日付・連絡先・約束・事実を書き足していない、です。

• 日付・期間・担当の取り違えは、4条件とも0件だった。最終出社日、休職開始日、復職予定日、期間3か月、引き継ぎ先、連絡窓口、返信期限は、すべてメモのとおりでした。書かれた曜日はすべて暦と合っていました。復職日が予定であることは、4条件とも落としませんでした。延びるかどうか未定と明記したのはただ頼んだ2条件で、プロンプトありの2条件は「変わる場合は」連絡すると書きました。
• 病名・症状・診断書・配慮事項・給与や社会保険の扱いの書き足しは、4条件とも0件だった。理由は4条件とも「体調不良のため」までで、メモに「記載なし」とした事柄には触れませんでした。メモにあらかじめ「記載なし」と明記してありましたが、明記しないメモは試していません。
• 書き足しは1件だった。Haiku 4.5・プロンプトありが、人事部あてに「直属の上司の中村 健一課長には本メールと同じ内容でお伝えしています。」と書きました。上司に伝え済みかどうかはメモに無い事実です。ほかの3条件にはありませんでした。プロンプトのルールは病名・症状・診断書などの書き足しを名指しで禁じるもので、メモに無い経緯の一文までは禁じていませんでした。名指ししていない種類の書き足しが出たため、プロンプトを付ければ防げるとはいえません。
• 復職前の面談の日程は、どの条件も決めて書かなかった。「まだ決まっていません」と書いた回、「追ってご連絡」「追ってご相談」と書いた回、触れなかった回に分かれました。
• 4条件とも、休職の理由に踏み込むことはなかった。ただし1条件1回の結果で、メモに病状を書いた場合は試していません。

次のメモをもとに、休職の開始と復職の予定を知らせる連絡メールを、直属の上司あてと人事部あての2通作ってください。ルールは次の5つです。
1. 宛先・差出人・担当者名・日付・期間は、メモのとおりに書く。
2. 休職の期間は、開始日と復職予定日から数えて確かめてから書く。復職日は予定であることを落とさない。
3. メモに書かれていない病名・症状・通院や治療の話、診断書・配慮事項・給与や社会保険の扱いは、書き足さない。
4. 「まだ決めていない」「記載なし」とされた事柄は、内容を決めて書かない。「追って連絡する」と書くか、触れない。
5. 曜日や日付を書くときは、暦で確かめてから書く。

［ここにメモを貼り付け］

まとめ

休職の開始と復職の予定をメモから書かせると、Opus 5.5・Haiku 4.5ともに、日付・期間・担当の取り違えは0件で、病名・症状・診断書・配慮事項の書き足しも0件でした。書き足しが出たのは、Haiku 4.5・プロンプトありの、上司に伝え済みと書いた一文の1件で、7項目の得点は4条件で7・7・7・6でした。見る場所は、人事部あての文面に、メモに無い経緯の説明が入っていないかです。

退職や書類の再発行が絡む場合は、雇用保険被保険者証・源泉徴収票の再発行依頼メールと退職願の書き方も参考になります。