昇給・役職変更の通知の書き方と例文

昇給・役職変更の通知に書くこと

昇給と役職変更を本人に知らせるときは、メールと辞令のそれぞれに、メモにある次の事柄を書きます。

• 宛先と差出人：所属と氏名、人事部の差出人、通知日。
• 役職と発令日：変更前と変更後の役職名、所属が変わるかどうか、発令日。
• 基本給：変更前と変更後の月額と、増額の幅。
• 役職手当：手当の名前と月額、基本給に含むかどうか。
• 適用日と支給：いつの給与から新しい金額になるか。受領の返信の期限があればそれも。
• 決めていない事柄：賞与への反映など、まだ決めていないことは決めて書かない。

この記事は、金額・日付・役職名の取り違えと、メモに無い内容の書き足しだけを見ています。文面の自然さや、労務上・社内規程上の適切さは扱っていません。実際に使うときは、人事部の責任者と社労士などの専門家に確認します。

AIで昇給の通知を書かせたときの実測

人事部のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、昇給と役職変更を本人に知らせる、本人宛のメールの文面と辞令の文面を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の通知のプロンプトを付ける条件で書かせました。4条件です。メモは次のとおりです。

【メモ（人事部・長谷川）】
・書類：昇給と役職変更の通知。本人宛のメールの文面と、辞令の文面の2つを作る
・対象者：営業部 営業一課 佐伯 美咲さん（現在の役職は主任）
・役職変更：主任から係長へ。発令日は2026年12月1日。所属は変わらず営業部 営業一課
・基本給：月額285,000円から300,000円へ（15,000円の増額）
・役職手当：係長の役職手当として月額20,000円を新たに支給する。基本給には含めない
・適用：12月1日付。12月分の給与（12月25日支給）から新しい金額
・通知日：2026年11月20日（金）。受領の返信は11月27日（金）まで
・賞与への反映、時間外手当の扱いの変更は、まだ決めていない（通知には書かない）
・辞令の交付：12月1日に営業部で行う。時刻と場所はまだ決めていない
・評価の内容や理由は面談で本人に直接伝えるため、通知には書かない
・差出人：人事部 長谷川

メモには、あえて「賞与への反映、時間外手当の扱いの変更は、まだ決めていない」「評価の内容や理由は面談で本人に直接伝えるため、通知には書かない」と書いてあります。AIがこれを守るか、決めて書いたり評価の言葉を足したりしないかを見るためです。基本給と役職手当を別に書く点、通知日・発令日・支給日が違う日である点も、取り違えが出やすい場所として入れました。

採点は7項目で、回答全体（メールと辞令の両方）を対象にしました。①宛先・差出人・通知日がメモどおり ②役職（主任から係長）と発令日、所属が変わらないこと ③基本給が285,000円から300,000円で、増額幅が合っている ④役職手当が月額20,000円で、基本給に含めていない ⑤適用日（12月1日付、12月25日支給の12月分から）と返信期限が合っている ⑥決めていない賞与・時間外手当・辞令交付の時刻と場所を決めて書いていない ⑦評価の理由・称賛など、メモに無い内容を書き足していない。結果は次のとおりです。

• 金額・役職名・日付の取り違えは、4条件とも0件だった。基本給、役職手当、増額幅15,000円、発令日、支給日、返信期限は、すべてメモのとおりでした。書かれた曜日はすべて暦と合っていました（11月20日と27日は金曜、12月1日は火曜。12月25日（金）と曜日まで書いたのはプロンプトありの2条件）。
• メモに無い評価コメントの書き足しは、4条件とも0件だった。「日頃のご活躍」「高く評価」のような言葉は、どの回答にもありませんでした。今回のメモには「通知には書かない」と明記してありました。明記しないメモでどうなるかは試していません。
• 決めていない賞与・時間外手当を決めて書いた回は0件だった。辞令交付の時刻と場所も、4条件とも決めずに、あとで知らせる形でした（「別途ご案内します。」「決まりしだい、あらためてお知らせします。」「改めてご連絡します。」）。
• 差が出たのは辞令の形だった。Opus 5.5の2条件とHaiku 4.5（プロンプトあり）は辞令に基本給と役職手当まで書き、Haiku 4.5（ただ頼んだ）は役職と所属、発令日だけにしました。Haiku 4.5（プロンプトあり）は辞令の日付欄に通知日の2026年11月20日を書き、発令日は別に書きました。どちらも採点の7項目には入れていませんが、辞令の日付欄に何を入れるかは、使う前に人が確かめる場所です。
• Haiku 4.5の2条件は、評価は面談で伝える、という一文を入れた。メモにある事実で、評価の中身ではないため書き足しには数えていません。ただしメモは「通知には書かない」としているので、この一文を入れるかどうかは人が決めます。
• 4条件とも7項目がすべて○で、プロンプトの効果は測れなかった。プロンプトなしでも満点だったためです。Opus 5.5（プロンプトあり）だけが、基本給と手当の合計320,000円を添えました。

次のメモをもとに、昇給と役職変更を本人に知らせる、本人宛のメールの文面と辞令の文面を作ってください。ルールは次の5つです。
1. 宛先・差出人・役職名・金額・日付は、メモのとおりに書く。
2. メモに書かれていない評価の理由・実績への言及・称賛、金額・日付・特典・条件は、書き足さない。
3. 「まだ決めていない」とされた事柄は、内容を決めて書かない。「別途案内する」と書くか、触れない。
4. 基本給と手当は分けて書き、合計を書くときは計算を確かめる。
5. 曜日や日付を書くときは、暦で確かめてから書く。

［ここにメモを貼り付け］

まとめ

昇給と役職変更の通知をメモから書かせると、Opus 5.5・Haiku 4.5ともに、金額・適用日・役職名の取り違えは0件で、メモに無い評価コメントの書き足しも、決めていない事柄を決めて書いた回もありませんでした。4条件とも満点だったため、プロンプトの効果は測れていません。見る場所は、辞令の日付欄・発令者の欄・金額を辞令にも書くかどうかです。