入金確認・お礼メールの書き方と例文
入金の確認をAIで下書きしたときの請求書・差額・日付の取り違えの実測・プロンプト
入金確認・お礼メールに書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 請求書の特定 | 請求番号・請求書の日付・請求金額（税込か税抜か）。複数の請求書がある取引先には、どの請求書の入金かを一目で分かるようにする |
| 入金額 | 入金された金額。請求金額と違うときは、差額と理由（振込手数料の差引など）を書く |
| 差額の扱い | 追加の振込が要るのか、要らないのか。要らないなら「不足」と読める書き方をしない |
| 日付 | 口座に入金された日と、自社が確認した日は別のことがある。どちらを書くか、両方書くかを決めて、取り違えない |
| お礼 | 短い定型で足りる。お支払いの早さへの評価や、今後の取引のお願いは、メモに無いなら書かない |
| 書かない事柄 | 別の請求書の未入金など、今回のメールでは触れないと決めたことには触れない。催促と読める言い方も避ける |
| 領収書 | 自社の方針（請求があったときだけ発行するなど）のとおりに書く。送ると約束しない |
| 問い合わせ先 | 部署・担当・電話番号・受付時間を一字違わず書く |
入金の確認は、会計の記録と銀行の入金明細で行ってください。AIは、通帳や会計ソフトの中身を見ていません。この記事の実測は、メモに書いた事実をメールにする部分だけです。
入金確認・お礼メールの例文
件名：ご入金確認のお知らせとお礼（請求番号 〇〇〇〇） 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇株式会社 〇〇部の〇〇です。 下記の請求書について、ご入金を確認いたしましたのでお知らせします。 ・請求番号：〇〇〇〇 ・請求書の日付：〇年〇月〇日 ・請求金額：〇〇〇〇円（税込） ・ご入金日：〇年〇月〇日 ・当社での確認日：〇年〇月〇日 ・ご入金額：〇〇〇〇円 請求金額との差額〇〇円は、振込手数料を差し引いていただいた分です。当社で処理いたしますので、追加のお振込は不要です。 このたびはお支払いいただき、ありがとうございました。 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 電話 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（〇〇〜〇〇時）
AIで入金確認・お礼メールを下書きしたときの実測
内装会社の経理のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、取引先に送る入金確認とお礼のメールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の入金確認・お礼メールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつメールにさせました（2026年10月11日）。メモには、請求番号と請求金額、振込手数料220円を差し引いた入金額、口座に入金された日と確認した日の違い、今回のメールに書かない別の請求書、請求があったときだけ発行する領収書、問い合わせ先を入れています。曜日はメモに書いていません。
【メモ（経理・山岸）】 ・送り先：取引先（法人）の担当者 株式会社あおば商事 経理課 川端様に、メールで連絡する ・用件：請求書の入金を確認したことのお知らせと、お礼 ・請求書：請求番号 2026-1187、請求書の日付 2026年12月10日、請求金額 528,000円（税込） ・入金：口座に入金されたのは2027年1月14日。当社が入金を確認したのは1月15日。入金額は527,780円で、先方が振込手数料220円を差し引いている ・差額：220円は当社で処理するので、追加の振込は不要。不足として扱わない ・別の請求書：請求番号 2026-1203（198,000円、支払期限 2027年1月31日）はまだ入金が無いが、今回のメールには書かない。催促もしない ・領収書：請求があったときだけ発行する。こちらから送ることはしない ・問い合わせ：03-5550-0147（経理部 山岸）平日9時30分から18時 ・差出人：株式会社ミドリ内装 経理部 山岸
採点は7項目です。①請求番号2026-1187・請求書の日付2026年12月10日・請求金額528,000円（税込）がメモどおり ②入金額527,780円、差額220円は振込手数料の差引で、当社で処理し追加の振込は不要（不足・再度の振込と読めない） ③口座への入金日（2027年1月14日）と確認日（1月15日）を取り違えない。曜日を付けた場合は木・金と一致 ④別の請求書（2026-1203）・未入金・催促に触れない ⑤領収書は、請求があったときだけ発行するというメモに反しない（触れなくても○） ⑥宛名・問い合わせ先・差出人が一字違わずメモどおり ⑦メモに無い事実・約束を足さない。件名・定型のあいさつ・お礼の定型は書き足しに数えていません。
| 条件 | 7項目 | 請求書・差額・日付の書き方 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 請求番号・日付・528,000円（税込）、入金額527,780円、差額220円は当社で処理し追加の振込は不要、入金日1月14日と確認日1月15日の両方を分けて書いた。「不足としては扱いません」と明記。領収書は「必要な場合は、お手数ですがお申し付けください」 | なし。別の請求書にも触れなかった |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 7 / 7 | 請求書・入金額・差額の扱いは一致。入金日は1月14日だけを書き、確認日（1月15日）は書かなかった。領収書は「ご入用の場合は、お手数ですがお申し付けください」 | なし。別の請求書にも触れなかった |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 請求書・入金額・差額の扱い・入金日と確認日は一致。領収書は「ご請求いただければ発行いたします」。「請求金額より220円少なくなっております」と書いたあとに手数料の差引と追加の振込は不要を書いた（不足とは書いていない） | なし。別の請求書にも触れなかった |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 7 / 7 | 請求書・入金額・差額の扱いは一致。「1月14日にお振込みいただいた分を、1月15日に当社口座で確認」と書いた。領収書には触れなかった | なし。別の請求書にも触れなかった |
- 請求書の情報と入金額は、4条件とも取り違えなく残った。請求番号2026-1187、請求書の日付、528,000円（税込）、入金額527,780円のいずれも、取り違えは見つかりませんでした。税込の表記を落とした文面は0件です。
- 差額220円は、4条件とも追加の振込は不要と書いた。振込手数料の差引であること、当社で処理することも、すべての文面にありました。再度の振込や不足と読める書き方は0件です。ただし、Haiku 4.5・プロンプトありの文面は「ご入金額は請求金額より220円少なくなっております」と書いたあとに、手数料の差引と追加の振込が不要なことを続けています。「少なくなっております」の一文だけを読むと、不足の連絡に見えます。
- 別の請求書（2026-1203）に触れた文面は、0件だった。メモに「今回のメールには書かない。催促もしない」と書いたこの検証のメモでは、プロンプトなしの2条件でも守られました。
- 入金日と確認日は、取り違えた文面が0件だった。Opus 5.5・プロンプトありとHaiku 4.5・プロンプトありは、1月14日（入金日）と1月15日（確認日）を分けて書きました。Opus 5.5・ただ頼んだ条件は入金日の1月14日だけで、確認日は書きませんでした。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、1月14日に「お振込みいただいた分」を1月15日に確認した、と書きました（メモは「口座に入金されたのは2027年1月14日」で、振込の日とは書いていません。取り違えには数えていません）。
- 領収書は、書いた3条件とも、請求があったときだけと読める書き方だった。「領収書が必要な場合は、お手数ですがお申し付けください」「ご入用の場合は、お手数ですがお申し付けください」「ご請求いただければ発行いたします」と書き、こちらから送ると約束した文面は0件でした。プロンプトなしのHaiku 4.5は領収書に触れませんでした（メモは「こちらから送ることはしない」）。
- 曜日は、4条件とも付けなかった。メモに曜日は無く、プロンプトありの2条件には確かめられなければ書かないと指示してあります。付けた曜日が無いので、曜日の正誤は、この検証では確かめられていません。
- 送る前に読み直す箇所が残った。Haiku 4.5・プロンプトありは「先方の振込手数料220円が差し引かれた」と、読み手の側を「先方」と書きました。送る相手に向けた文面では、「貴社」などに直す必要があります。入金額や請求書番号が、実際の入金明細や会計の記録と合っているかは、AIには確かめられません。
- 4条件とも満点で、プロンプトの効果は測れていない。メモに「書かない」「不足として扱わない」「こちらから送ることはしない」と、はっきり書いた結果の可能性があります。同じ条件で繰り返すと変わる可能性があります。
不足に読める書き方と日付の書き落としの悪い例と、直した例（回答の原文から）
入金確認では、4条件とも満点でしたが、読み手が誤解しうる書き方が2つ残りました。保存した回答の原文を並べます。
| 項目 | 悪い例（回答の原文） | 直した例 |
|---|---|---|
| 差額220円 | Haiku 4.5（プロンプトあり）「ご入金額は請求金額より220円少なくなっております。」と書いた（直後に手数料の差引と追加の振込は不要が続くが、この一文だけだと不足の連絡に読める） | 先に「振込手数料220円が差し引かれており、追加のお振込みは不要です」と書き、入金額527,780円を後に置く。Opus 5.5（プロンプトあり）は「不足としては扱いません」と明記した |
| 入金日と確認日 | Opus 5.5（ただ頼んだだけ）は入金日の1月14日だけで、確認日の1月15日を書かなかった | Opus 5.5・Haiku 4.5（プロンプトあり）のように、口座に入金された1月14日と当社が確認した1月15日を分けて書く |
直し方は、金額の差を述べる文の順番を「不要」が先に来るようにすることと、日付を2つ持つメモでは、どちらを書いたかを見直すことです。数字の取り違えは0件でも、読まれ方は別に確かめてください。
入金確認・お礼メールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです（検証では、このプロンプトの前に「ツールは一切使わず、次の依頼への回答だけを返してください。前置きや作業の説明は不要です。」の2文を添えています）。ルール3の曜日は、自社の入金の時期に合わせて確かめてください。
取引先に送る入金確認とお礼のメールを作ってください。次のルールを守ってください。 1. 請求番号・日付・金額・電話番号・社名・宛先・差出人は、メモの表記のとおりに書く。税込の表記を落とさない。 2. 入金額と請求金額の差、その扱いをメモのとおり書く。不足や再度の振込と読める書き方をしない。 3. 入金された日と、入金を確認した日を取り違えない。曜日を付けるときは暦で確かめ、確かめられなければ書かない。 4. メモで「書かない」とした事柄には触れない。 5. メモに無い事実・約束・条件は足さない。 ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 入金額が請求額と違うときは、差額の扱いをメモに書く。この検証のメモには、手数料の差引と「不足として扱わない」を書き、4条件とも追加の振込は不要と書きました。
- 入金日と確認日が違うなら、メモに両方書く。この検証のメモは両方を書き、取り違えた文面は0件でした。メールにどちらを書くかも決めておきます。
- 触れない事柄は、メモに「書かない」と書く。別の請求書は、メモの指示どおり4条件とも書きませんでした。
- 言い回しの向きを読み直す。「先方」「少なくなっております」のような、受け取る側から見て違和感のある書き方が出ることがあります。
- 入金の事実は、必ず入金明細で確かめる。AIは、入金の事実を確かめられません。
よくある質問
入金確認・お礼のメールには何を書けばよいですか？
請求番号・請求書の日付・請求金額を書き、入金額が違うときは差額と理由、追加の振込が要るかどうかを書きます。口座に入金された日と自社が確認した日は別のことがあるため、どちらを書くかを決めて取り違えないようにします。領収書は自社の方針のとおりに書き、別の請求書の未入金など触れないと決めたことには触れません。
AIに入金確認・お礼メールを書かせると、金額や日付を間違えますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、請求書の情報・入金額・差額の扱い・日付は4条件とも崩れず、書き足しと別の請求書に触れた文面は0件でした。4条件とも満点で、プロンプトの有無の差は測れていません。確かめた回数は各条件1回です。入金の事実は、送る前に入金明細で確かめてください。
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