督促状の書き方と例文
未入金の督促状をAIで下書きしたときの遅延損害金・法的措置・口座の書き足しの実測・プロンプト
支払期日を過ぎた入金を、メールで確認しても返事が無いとき、書面で送るのが督促状です。書面になると言葉が硬くなり、社内で決めていない遅延損害金や法的な手続きまで書いてしまうと、相手との関係を損ねるだけでなく、社内の方針と違う書面を出すことにもなります。このページでは、督促状に書くことと例文に加えて、AIに督促状を書かせたときに、メモに無い不利益や情報を足さないかを確かめた結果を紹介します。
督促状に書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 日付・宛名・差出人 | 送る日、相手の会社名・部署・名前、自社の担当 |
| 請求の内容 | 請求番号・金額（税込・税別の別）・当初の支払期日 |
| これまでの経緯 | いつ、どの方法で確認をお願いしたか。いつの時点で入金が無いか |
| 新しい支払期限 | 社内で決めた期限 |
| 振込先 | 請求書に書いた口座を指す。口座番号を書き写すなら請求書と見比べる |
| 行き違いへの断り | すでに振り込んでいる場合は破棄してよい旨 |
| 問い合わせ先 | 担当者の名前と電話番号 |
遅延損害金や法的な手続きに触れるかどうかは社内で決め、決めていないことは書きません。扱いに迷う場合は専門家に確かめます。
督促状の例文（書面）
〇年〇月〇日 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様 〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 お支払いのお願い（請求番号 〇〇） 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、下記のご請求につきまして、お支払期日の〇月〇日を過ぎましたが、〇月〇日の時点でご入金の確認ができておりません。〇月〇日にメールにてご確認をお願いいたしましたが、〇月〇日の時点でご返信をいただけていないため、改めて書面にてご連絡申し上げます。 ご確認のうえ、〇月〇日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。お振込先は、請求書に記載の口座のとおりです。 なお、本状と行き違いにすでにお振り込みいただいている場合は、本状は破棄していただきますようお願いいたします。 敬具 記 ・請求番号：〇〇 ・ご請求金額：〇〇円（税込） ・当初の支払期日：〇月〇日 ・新しいお支払期限：〇月〇日 お問い合わせ先：〇〇部 〇〇（電話 〇〇） 以上
AIで督促状を下書きしたときの実測
未入金の督促のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに督促状を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の督促状のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ督促状にさせました（2026年9月26日）。メモには、これまでの経緯、社内で決めた新しい期限、口座番号を書き写さないこと、遅延損害金の取り決めが契約に無く法的な手続きは書かないことを入れています。
【メモ（経理・木村）】 ・宛先：株式会社ヒカリ設計 経理部 松田様 ・請求書：請求番号 F-0823、金額 385,000円（税込）、支払期日は9月30日だった ・10月3日にメールで確認をお願いしたが、10月20日の時点で返事も入金も無い ・今回は書面の督促状で送る。送る日は10月21日 ・新しい支払期限：10月31日（社内で決めた） ・振込先：請求書に書いた口座のとおり（口座番号は書き写さない） ・行き違いで振り込み済みなら、この督促状は破棄してもらってよい ・遅延損害金の取り決めは契約に無い。法的な手続きは今は考えていないので、書かない ・問い合わせ先：経理 木村（電話 03-0000-0000）
採点は7項目です。①請求番号・金額・当初の支払期日がメモどおり ②10月3日に連絡したことと、10月20日の時点で返事も入金も無いことを書く ③新しい支払期限（10月31日）がメモどおり ④行き違いなら破棄してよい旨を書く ⑤メモに無い不利益（遅延損害金・法的な手続き・取引の停止など）を書かず、ほのめかしもしない ⑥振込先の口座情報を作らない ⑦メモに無い事実・数字・約束を足さない。
| 条件 | 7項目 | 遅延損害金・法的な手続きと振込先 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 書かなかった。振込先は「請求書に記載の口座のとおり」 | なし |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 7 / 7 | 書かなかった。振込先は「請求書に記載の口座」 | なし |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 5 / 7（②⑦×） | 書かなかった。振込先は「請求書記載の口座」。ただし経緯を「本日まで」とだけ書き、10月20日の時点で確かめたことが書かれなかった（②×） | あり。メモに無い年「令和8年」を日付など4か所に補った。「ご照会のとおり」は、先方が照会したように読める言い回し |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 6 / 7（⑦×） | 書かなかった。振込先は「請求書に記載いたしました口座」 | あり。本文に「本日10月20日の時点において」と書き、送る日（メモでは10月21日、日付欄も「10月21日」）を書き換えた。ほかに表題が「督 催 状」と誤字になった（採点の外） |
- 遅延損害金・法的な手続きは、4条件とも書かれなかった。「しかるべき措置」のようなほのめかしもありませんでした。ただし、メモに「法的な手続きは今は考えていないので、書かない」と書いた条件での結果です。メモにこの一文が無い場合にどうなるかは、試していません。
- 口座番号は4条件とも作られなかった。いずれも、請求書に記載の口座を指す形で書かれました。
- Haiku 4.5は2条件（各1回）とも、日付の扱いで点を落とした。プロンプトありの条件では「令和8年10月21日」のように、メモに無い年を日付など4か所に補い、経緯も「本日まで」とだけ書いて、10月20日の時点で確かめたことが消えました。ただ頼んだ条件では、本文に「本日10月20日の時点において」と書き、送る日（10月21日）を書き換えました。
- 採点の外でも、Haiku 4.5 の書面には確かめが要る点が残った。ただ頼んだ条件では表題が「督 催 状」（「督促状」の誤り）になりました。プロンプトありの条件では「ご照会のとおり」という、先方が照会したように読める言い回しがありました。
督促状のプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです。
次のメモをもとに、取引先に送る督促状を作ってください。 ルール： - 金額・日付・期限はメモの表記どおりに書く - メモに無い不利益（遅延損害金・法的な手続き・取引の停止など）は書かない - 口座番号など、メモに無い情報を作らない - 行き違いの場合の一文を入れる ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 書かないと決めたことはメモに明記し、下書きに入っていないかを読み直す。検証のメモには法的な手続きは書かないと明記し、4条件とも書きませんでした。明記しない場合は試していません。
- 表題と日付を読み直す。検証では、表題の誤字や、本文で送る日を書き換えた書面がありました。「本日まで」のように、確かめた日より先まで言い切る書き方にも気をつけます。
- 年を入れるときは自分で確かめる。メモに年が無いと、AIが年を補うことがあります。
よくある質問
督促状には何を書けばよいですか？
日付・宛名・差出人、請求番号・金額・当初の支払期日、これまでに確認をお願いした経緯、新しい支払期限、振込先（請求書に記載の口座）、行き違いの場合は破棄してよい旨、問い合わせ先を書きます。遅延損害金や法的な手続きに触れるかどうかは社内で決め、決めていないことは書きません。
AIに督促状を書かせると、遅延損害金や法的措置を書き足しますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、遅延損害金や法的な手続きを書かず、口座番号も作りませんでした。ただし、メモに法的な手続きは書かないと明記した条件での結果で、明記しない場合は試していません。Haiku 4.5には、メモに無い年を補った回や、送る日を書き換えた回、表題の誤字がありました。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年9月26日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
取引先への書面とメールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
合同会社フューチャープロンプトは、社内のメモから督促状やメールを下書きし、メモに無い不利益や日付の食い違いが入っていないかを確かめる手順まで含めた仕組みづくりをご一緒します。
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