会議・イベントの案内文の書き方と例文
出欠依頼つきの案内文をAIで下書きしたときの日時・出欠の期限・未定事項の実測・プロンプト
会議・イベントの案内文に書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 何の案内か | 行事の名前、対象（全社員か一部か）。件名にも日付と出欠の期限を入れると、読み飛ばされにくい |
| 日時 | 開催日、開始と終了の時刻。曜日を添えるなら暦で確かめる |
| 場所と参加方法 | 会場、オンラインの有無、接続先をいつ知らせるか。接続先が決まっていなければ、作らずにいつ知らせるかを書く |
| 出欠の回答 | 期限は日付と時刻まで、方法は返信かフォームか、欠席でも回答が要るか。開催日と取り違えない |
| 未定のこと | 講師、後の懇親会など、決まっていないことは決まったように書かず、未定であることと、いつ知らせるかを書く |
| 来場の注意と問い合わせ | 駐車場の有無など、来る人が困る点。問い合わせ先は部署・氏名・番号をメモどおりに書く |
日時の候補を複数並べて、同席者の人数や出られない人の扱いも書くメールは、訪問・面会のお願いメールの記事で確かめています。
会議・イベントの案内文の例文
件名：【〇月〇日開催】〇〇のご案内（出欠のご回答は〇月〇日〇時まで） 社員各位 総務部の〇〇です。 〇〇を、下記のとおり開催します。 ■日時 〇月〇日（〇）〇時〇分〜〇時〇分 ■場所 〇〇（オンラインで参加する方へ：接続先は〇月〇日までに別にお知らせします） ■出欠のご回答 〇月〇日（〇）〇時までに、このメールへの返信でお知らせください。欠席の場合もご回答をお願いします。 ■まだ決まっていないこと ・講師：〇〇（決まり次第お知らせします） ・懇親会：開くかどうかは〇月中に決まります。決まりましたら別にお知らせします ■ご注意 〇〇 ■お問い合わせ 総務部 〇〇（内線〇〇〇） 株式会社〇〇 総務部 〇〇
AIで会議・イベントの案内文を下書きしたときの実測
設計会社の総務のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、全社員あての案内メールを1通作ってください。」とだけ頼む条件と、下の案内文のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ案内メールにさせました（2026年10月8日）。メモには、勉強会の日時、場所とオンライン参加、出欠の回答の期限と方法、駐車場がないこと、問い合わせ先を入れ、講師の氏名と懇親会を開くかどうかは未定として入れています。曜日はメモに書いていません。
【メモ（総務・北川）】 ・行事：安全衛生勉強会（全社員向け）。11月12日の14時から15時30分まで ・場所：本社3階の大会議室。支社の社員はオンラインで参加する（接続先のURLは前日までに別に知らせる） ・出欠の回答：11月5日の17時まで。返信メールで受ける。欠席でも回答してもらう ・講師：外部の講師にお願いする予定だが、氏名はまだ確定していない。決まり次第知らせる ・勉強会のあとの懇親会：開くかどうかは部長が10月中に決める。決まったら別に知らせる ・駐車場：用意しない。車での来社はできない ・資料は当日その場で配る。持ち物はない ・問い合わせ：総務部 北川（内線214） ・差出人：株式会社みなと設計 総務部 北川
採点は9項目です。①開催の日時（11月12日、14時から15時30分）がメモどおり ②出欠の回答（11月5日の17時まで、返信メール、欠席でも回答）がメモどおりで、開催日と取り違えない ③場所（本社3階の大会議室）とオンライン参加、URLは前日までに別に知らせる、がメモどおり ④講師の氏名を作らず、決まり次第知らせると書く ⑤懇親会を決まったように書かない ⑥駐車場がなく車での来社ができないことを書く ⑦曜日が正しい（11月5日＝木、11月12日＝木。付けなければ○） ⑧差出人（株式会社みなと設計 総務部 北川）と問い合わせ先（内線214）がメモどおり ⑨メモに無い事実・約束を足さない。件名・定型のあいさつ・結びの定型は書き足しに数えていません。
| 条件 | 9項目 | 気づいた点 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 9 / 9 | 11月5日（木）・11月12日（木）を計3か所に付け、暦と一致 | 足しに数えるものはなし。冒頭に「開催日（11月12日）とは別の日付ですので、ご注意ください」と、ルールをそのまま読者に向けた一文を入れた。欠席の回答は「必ず」と強めた |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 9 / 9 | 曜日なし | なし |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 9 / 9 | 11月12日（木）・11月5日（木）を計2か所に付け、暦と一致 | 足しに数えるものはなし。冒頭に「出欠の回答期限は行事の日より前ですので、ご注意ください」と、ルールを読者に向けた一文を入れた。メモに無い「2026年」を日時に付けた（暦は合っている） |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 8 / 9 | 11月12日（木）・11月5日（木）を計3か所に付け、暦と一致 | 「公共交通機関をご利用ください」を足した（項目9を×にしたが、判断が分かれうる）。ほかに、メモに無い「2026年」と、前日の「11月11日」を付けた（どちらも暦と矛盾しない）。懇親会は「開催する場合は、別途お知らせします」と、知らせる条件を狭めた（項目5は○のまま） |
- 日時・出欠の期限・場所は、4条件ともメモと同じ内容で残った。出欠の回答の期限（11月5日の17時）と開催日（11月12日）を取り違えた条件はなく、返信メールで受けること、欠席でも回答することも、4条件とも書いていました。
- 未定の講師と懇親会は、4条件とも決まったようには書かなかった。講師は氏名を作らず「決まり次第お知らせします」、懇親会は部長が10月中に決めるというメモの流れを残し、開催の日時や会場を作った条件はありませんでした。プロンプトなしの2条件も同じです。ただしHaiku 4.5・ただ頼んだ条件は、知らせる条件を「開催する場合は、別途お知らせします」と狭めました（メモは、決まったら別に知らせる）。
- オンラインの接続先も、作らなかった。URLは4条件とも、前日までに別に知らせるという書き方でした。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件だけは「前日（11月11日）までに」と日付に直しました。暦と矛盾はありませんが、メモにあるのは「前日」という言い方だけです。
- 外れたのは、書き足しが1回。Haiku 4.5・ただ頼んだ条件は、駐車場がないというメモの先に「公共交通機関をご利用ください」と足しました。メモに無い案内なので項目9を×にしましたが、案内としては自然で、判断が分かれうる箇所です。
- 曜日は、付けた8か所すべてが暦と一致した。Opus 5.5・ただ頼んだ条件は曜日を付けず、ほかの3条件は11月5日・11月12日に「（木）」を付けました。今回の2つの日付は、どちらも木曜日です。
- プロンプトのルールが、そのまま読者への文になった。プロンプトありの2条件は、「出欠の回答の期限と、行事の開催日は別のものとして書き分ける」というルール2を受けて、案内の冒頭に「開催日（11月12日）とは別の日付ですので、ご注意ください」などの一文を入れました。間違いではありませんが、送る前に要らない文は消します。
- Haiku 4.5は、メモに無い「2026年」を日時に付けた。プロンプトありの条件はルール3に「2026年11月」と書いてあるためと考えられますが、ただ頼んだ条件も付けました。今回は合っていましたが、年はメモに書いていないので、送る前に確かめます。
- 各1回の比較なので、プロンプトの効果とまでは言えません。今回は4条件のうち3条件が9項目すべてを満たし、差は書き足し1回だけです。
会議・イベントの案内文のプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです（検証では、このプロンプトの前に「ツールは一切使わず、次の依頼への回答だけを返してください。」の1文を添え、「次のメモをもとに、」の一言を頭に付けています）。年と曜日の範囲は、自社の行事に合わせて書き換えてください。
全社員あての案内メールを1通作ってください。次のルールを守ってください。 1. 日付・時刻・場所・氏名・社名・差出人・内線番号は、メモの表記どおりに書く 2. 出欠の回答の期限と、行事の開催日は別のものとして書き分ける 3. 曜日は2026年11月の暦で確かめ、確かめられなければ書かない 4. メモに無い事実・約束は足さない 5. 決まっていないことは決まったように書かず、未定であることと、いつ知らせるかをメモの範囲で書く ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 出欠の期限は、開催日と別の行に書いておく。検証のメモは、行事の日時と出欠の回答を別の項目にしていました。同じ項目に混ぜると、日付の取り違えが起きやすくなります。
- 未定のことには「決まり次第知らせる」と書いておく。講師や懇親会のように、メモに「未定」と「いつ知らせるか」を書いておくと、4条件とも決まったようには書きませんでした。
- 案内に入れたくない言い回しは、プロンプトにも書く。ルールを守らせたつもりが、ルールの文言が案内に出ることがあります。出たら消してから送ります。
- メモに無い一言が足されていないか、送る前に見比べる。今回は「公共交通機関をご利用ください」の1か所でしたが、案内の親切な一言ほど、メモに無い約束になりえます。
よくある質問
会議・イベントの案内文には何を書けばよいですか？
行事の名前と対象、日時、場所とオンライン参加の方法、出欠の回答の期限と方法、問い合わせ先を書きます。講師や懇親会のように、決まっていないことは決まったように書かず、未定であることと、いつ知らせるかを書きます。出欠の期限は開催日と取り違えないよう、別の項目にします。
AIに出欠依頼つきの案内文を書かせると、出欠の期限と開催日を取り違えますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも、出欠の期限（11月5日の17時）と開催日（11月12日）を取り違えた条件はありませんでした。外れたのは、ただ頼んだHaiku 4.5がメモに無い「公共交通機関をご利用ください」を足した1回です。送る前に、メモと見比べて日付と書き足しを確かめます。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年10月8日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
同じ「文面を下書きさせる」業務で、ほかのメール・文書をAIに書かせたときの実測は、ビジネスメール・文書をAIで下書きしたときの実測まとめにあります。
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