在籍証明書の発行依頼メールの書き方と例文

在籍証明書の発行依頼メールに書くこと

在籍証明書の発行を人事部にお願いするときは、メールに次の事柄を書きます。

• 宛先と依頼者：人事部の担当者、依頼者の所属・氏名・社員番号、依頼日。
• 証明してほしい内容：在籍していること、入社日など。給与額や年収を載せるかどうか。
• 用途：提出先と目的（例：住宅ローンの審査）。
• 部数と形式：何部、原本（紙）かPDFか。
• 日付：いつまでに受け取りたいか。提出先への提出期限はいつか。2つは別の日付です。
• 送付先：自宅か勤務先か、住所。

この記事は、日付と住所の取り違え、メモに無い内容の書き足しだけを見ています。ビジネスマナーや、社内規程にあわせた書き方は扱っていません。

退職の流れでは、先に出す書類として退職願と退職届の書き方と例文、退職後に会社から受け取る書類として離職票-2の見方と確認する項目と源泉徴収票の見方とAIでの読み取り精度の検証を別の記事にまとめています。

AIで在籍証明書の依頼メールを書かせたときの実測

本人のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、在籍証明書の発行をお願いする、本人から人事部へのメールの文面を作ってください。」とだけ頼んだ場合と、同じ依頼に5つのルールを付けた場合で書かせました。ルールは、本文のプロンプトと同じものです。各条件1回です。

【メモ（営業部・佐伯）】
・書類：在籍証明書の発行依頼メール。本人から人事部へ送る
・宛先：人事部 長谷川さん
・依頼者：営業部 営業一課 佐伯 美咲（社員番号 E-10482）
・依頼日：2026年11月9日（月）
・証明してほしい内容：在籍していることと、入社日（2019年4月1日）。給与額・年収は載せなくてよい
・用途：住宅ローンの審査（○○銀行への提出用）
・部数と形式：1部、原本（紙）
・受け取りの希望：11月20日（金）までに欲しい。銀行への提出期限は11月30日（月）
・送付先：自宅（東京都世田谷区桜台1-2-3 ハイツ桜201）へ郵送してほしい
・手数料がかかるかどうかは分からない（断定せず、かかるなら教えてほしい、とだけ書く）
・収入の証明が別に必要かどうかは、銀行に確認中（依頼メールには書かない）

メモには、受け取りの希望日（11月20日）と銀行への提出期限（11月30日）という近い2つの日付、手数料が分からないこと、「収入の証明が必要かは銀行に確認中なので依頼メールには書かない」という書かない指示を入れました。

採点は7項目で、回答全体を対象にしました。①宛先・依頼者・社員番号・依頼日がメモどおり ②証明してほしい内容が在籍と入社日で、給与額・年収を頼まない ③用途が住宅ローンの審査（○○銀行への提出用） ④1部・原本（紙） ⑤受け取りの希望日11月20日（金）と提出期限11月30日（月）が取り違えなく、曜日が暦と合う ⑥送付先が自宅の住所と一字違わず ⑦メモに無い内容を書き足していない。正解表は回答を取る前に作ってあります。

• 日付・住所・社員番号の取り違えは、4条件とも0件だった。受け取りの希望日と提出期限は4条件とも別々に書かれ、書かれた曜日はすべて暦と合っていました。11月9日（月）を書いたのは3条件です。
• 書き足しは1件だった。Opus 5.5（ただ頼んだ）が、メモに無い「所定の申請書など、ほかに必要な手続きがありましたらご指示ください」を足しました。新しい事実や約束ではなく、追加の依頼です。正解表の「メモに無い条件」に近いものとして、この記事では1件に数えました。ほかの3条件には同様の一文がありませんでした。
• 手数料の金額、発行にかかる日数の約束、依頼の理由、収入証明への言及は、4条件とも0件だった。手数料はメモのとおり「かかるなら教えてほしい」の形で、Opus 5.5とHaiku 4.5の「ただ頼んだ」の2条件は、金額と支払い方法も尋ねました。尋ねただけで金額などは書いていないため、書き足しには数えていません。
• 差が出たのは形だった。Haiku 4.5（プロンプトあり）は大半が箇条書きの短い文面、Opus 5.5（プロンプトあり）は項目ごとに見出しを付けた文面でした。Opus 5.5（ただ頼んだ）には、郵便番号を書く〒の空欄がありました。
• プロンプトの効果は測れなかった。7項目がすべて○だったのは4条件中3条件です。Haiku 4.5は、ただ頼んだ条件もプロンプトありの条件も満点でした。Opus 5.5でただ頼んだ条件とプロンプトありの条件に差が出たのは書き足し1件だけで、各1回の結果から効果と言うことはできません。

次のメモをもとに、在籍証明書の発行をお願いする、本人から人事部へのメールの文面を作ってください。ルールは次の5つです。
1. 宛先・依頼者・社員番号・日付・送付先は、メモのとおりに書く。
2. 証明してほしい内容・用途・部数は、メモにあるものだけを書く。メモに書かれていない理由・事情・手数料の金額・発行日数の約束は、書き足さない。
3. 「依頼メールには書かない」とされた事柄は、書かない。
4. 受け取りの希望日と提出期限は、取り違えずに別々に書く。
5. 曜日や日付を書くときは、暦で確かめてから書く。

［ここにメモを貼り付け］

まとめ

在籍証明書の発行依頼をメモから書かせると、Opus 5.5・Haiku 4.5ともに、日付・住所・社員番号の取り違えは0件でした。書き足しはOpus 5.5（ただ頼んだ）の「ほかに必要な手続きがありましたらご指示ください」の1件で、手数料の金額や収入証明などを足した回はありませんでした。各条件1回、架空のメモでの結果です。