契約更新の案内メールの書き方と例文

契約更新の案内メールに書くこと

自動更新の契約を取引先に案内するときは、メモにある次の事柄を、メールの中で取り違えないように書きます。

• 宛先と差出人：会社名・部署・氏名、差出人の会社名と担当者、案内日。
• 契約と期間：契約名と契約番号、現在の契約期間、更新後の契約期間。
• 更新の方法：自動更新か、申し込みが要る更新か。申し出がなければどうなるか。
• 料金の改定：改定の有無、変更前後の金額、いつから適用されるか。
• 期限：意向を確認する返信の期限と、解約や条件変更を申し出る期限。別の日のときは、何の期限かを分けて書く。
• 決めていない事柄：まだ決めていない条件の変更は、決めて書かない。

この記事は、期限と料金の取り違えと、メモに無い内容の書き足しだけを見ています。文面の自然さや、自動更新の条項が契約上有効かどうかは扱っていません。実際に使うときは、法務の担当者や弁護士などの専門家に確認します。

AIで契約更新の案内を書かせたときの実測

取引先担当のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに、契約更新のご案内メールの文面を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の案内メールのプロンプトを付ける条件で書かせました。4条件です。メモは次のとおりです。

【メモ（カスタマーサポート課・高橋）】
・書類：契約更新のご案内メール（取引先宛）。本文の文面を作る
・宛先：株式会社みなと商会 総務部 森田 様
・差出人：株式会社オフィスケア カスタマーサポート課 高橋
・案内日：2026年10月12日（月）
・契約：事務機器保守サービス契約（契約番号 MS-2417）
・現在の契約期間：2025年12月1日から2026年11月30日まで
・更新後の契約期間：2026年12月1日から2027年11月30日まで（1年間）
・更新の方法：自動更新。解約や条件変更の希望がなければ、そのまま更新される
・料金の改定あり：月額18,000円（税抜）から19,500円（税抜）へ（1,500円の増額）。改定後の料金は更新後の契約期間（12月1日）から適用
・更新を継続するかどうかの意向確認の返信：2026年10月23日（金）まで
・解約や条件変更を希望する場合の申し出：2026年10月30日（金）まで。この日までに連絡がなければ、改定後の料金で自動更新となる
・連絡方法：このメールへの返信
・保守対象機器の追加と、点検回数の見直しは、まだ決めていない（案内には書かない）
・更新特典や長期契約の割引は設けていない（案内には書かない）

メモには、取り違えが出やすい場所をあえて入れました。意向確認の返信（10月23日）と、解約・条件変更の申し出（10月30日）という、2つの別の期限です。料金が改定されるのに「自動更新」である点、つまり申し出がなければ改定後の料金で更新される点もあります。「保守対象機器の追加と、点検回数の見直しは、まだ決めていない」「更新特典や長期契約の割引は設けていない」と、案内に書かないことも明記しました。

採点は7項目で、回答全体を対象にしました。①宛先・差出人・案内日がメモどおり ②契約名・契約番号と、現在・更新後の契約期間が合っている ③月額18,000円から19,500円（税抜、1,500円の増額）で、更新後の契約期間から適用と書いている ④意向確認の返信は10月23日、申し出は10月30日で、入れ替えていない ⑤申し出がなければ「改定後の料金で」自動更新と書き、料金が変わらないと読める書き方をしていない ⑥決めていない機器の追加・点検回数の見直しを書いていない ⑦特典・割引・手数料・連絡先など、メモに無い内容を書き足していない。結果は次のとおりです。

• 期限の入れ替えは、4条件とも0件だった。意向確認の返信は2026年10月23日（金）、解約・条件変更の申し出は2026年10月30日（金）で、すべてメモのとおりでした。書かれた曜日はすべて暦と合っていました（10月12日は月、10月23日と30日は金）。
• 料金改定の取り違えは、4条件とも0件だった。月額18,000円（税抜）から19,500円（税抜）、1,500円の増額、2026年12月1日からの適用が、すべてメモのとおりに書かれていました。
• 「同じ条件で更新」と読める書き方は、4条件とも0件だった。申し出がなければ「改定後の料金で自動更新」と書かれました。メモに明記してある条件での結果で、明記しないメモは試していません。
• メモに無い特典・割引・手数料・電話番号の書き足しは、4条件とも0件だった。決めていない機器の追加と点検回数の見直しも、どの回答にもありませんでした。
• 差が出たのは、期限の見せ方だった。Opus 5.5（プロンプトあり）は「期限が2つありますので、ご注意ください。」と前置きして番号を付け、Opus 5.5（ただ頼んだ）は意向確認の見出しの中に申し出の期限を「なお」で続け、Haiku 4.5の2条件は「期限」の見出しに2つを並べました。案内日は、Opus 5.5（プロンプトあり）だけが末尾に書きました。どれも採点の7項目には入れていませんが、読む側が2つの期限を見分けやすいかどうかは、使う前に人が確かめる場所です。
• 4条件とも7項目がすべて○で、プロンプトの効果は測れなかった。プロンプトなしでも満点だったためです。

次のメモをもとに、契約更新のご案内メールの文面を作ってください。ルールは次の5つです。
1. 宛先・差出人・契約名・契約期間・金額・日付は、メモのとおりに書く。
2. メモに書かれていない特典・割引・手数料・連絡先、金額・日付・条件は、書き足さない。
3. 「まだ決めていない」とされた事柄は、内容を決めて書かない。「別途案内する」と書くか、触れない。
4. 回答の期限と申し出の期限が別の日のときは、入れ替えずに、それぞれ何の期限かを分けて書く。料金改定があるときは、改定の有無と適用開始日を書く。
5. 曜日や日付を書くときは、暦で確かめてから書く。

［ここにメモを貼り付け］

まとめ

契約更新の案内をメモから書かせると、Opus 5.5・Haiku 4.5ともに、2つの期限の入れ替えも、料金改定の取り違えも、「同じ条件で更新」と読める書き方も、メモに無い特典や割引の書き足しもありませんでした。4条件とも満点だったため、プロンプトの効果は測れていません。見る場所は、2つの期限の見せ方と、案内日を書くかどうかです。