異動・退職の挨拶メールの書き方と例文
取引先への異動の挨拶をAIで下書きしたときの後任・最終日・訪問日の実測・プロンプト
異動や退職の挨拶メールは、取引先が「いつまで誰に連絡すればよいか」を知るための連絡です。お礼の言葉を整えるうちに、最終日のような肝心の情報が抜けたり、覚えのない相手の評価や出来事が入ったりすることがあります。このページでは、異動・退職の挨拶メールに書くことと例文に加えて、AIに異動の挨拶を書かせたときに何が抜け、何が足されたかを確かめた結果を紹介します。
異動・退職の挨拶メールに書くこと
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 件名 | 異動（退職）のご挨拶と名前 |
| 日付 | 異動・退職の日付と、今の担当の最終日 |
| 後任と連絡先 | 後任の名前・部署・メール・電話。連絡先は写し間違えないようメモからそのまま |
| 進行中の案件 | 引き継ぐ案件と納期 |
| ご挨拶の訪問 | 伺う予定があれば、日程が決まっていないことが分かる形で都合を尋ねる |
| お礼 | お世話になったお礼。実際に無かった出来事や、相手の評価は書かない |
異動の挨拶メールの例文（社外向け）
件名：異動のご挨拶（〇〇株式会社 〇〇） 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 〇月〇日付で、〇〇へ異動することになりました。 〇〇様のご担当は、〇月〇日までとなります。 〇年にわたり担当させていただき、大変お世話になりました。 後任は〇〇部の〇〇が務めます。 ・メール：〇〇 ・電話：〇〇 進行中の〇〇（納期：〇月〇日）も、〇〇が引き継ぎます。 引き継ぎのご挨拶に、〇〇と一緒に一度伺いたいと考えております。 ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
退職の挨拶メールの例文（社外向け）
こちらは例文で、AIに書かせての検証はしていません。
件名：退職のご挨拶（〇〇株式会社 〇〇） 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。 私事で恐縮ですが、〇月〇日をもちまして退職することになりました。 〇〇様のご担当は、〇月〇日までとなります。 在職中は大変お世話になり、心より御礼申し上げます。 後任は〇〇部の〇〇が務めます。 ・メール：〇〇 ・電話：〇〇 本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶となりますことをお許しください。 今後とも〇〇株式会社をよろしくお願い申し上げます。
AIで異動の挨拶メールを下書きしたときの実測
取引先への異動の挨拶のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに異動の挨拶メールを作ってください。」とだけ頼む条件と、下の異動の挨拶メールのプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつメールにさせました（2026年9月26日）。メモには、異動の日付と担当の最終日、後任の連絡先、日程が決まっていない挨拶の訪問、進行中の案件の納期を入れています。
【メモ（営業部・佐々木）】 ・送り先：取引先の株式会社コトブキ印刷の浅野様（社外） ・異動：10月1日付で、大阪支店の営業課へ異動する。今の担当は9月30日まで ・後任：営業部の北村が引き継ぐ。北村のメールは kitamura@example.co.jp、電話は今と同じ代表番号 ・引き継ぎのあいさつ：北村と一緒に、9月中に一度伺いたい（日程はまだ決めていない。先方の都合を聞く） ・担当したのは3年 ・進行中の案件：年末のカタログ印刷（納期は12月10日）。この案件も北村が引き継ぐ ・お世話になったお礼を伝えたい
採点は7項目です。①異動の日付・異動先・担当の最終日がメモどおり ②後任と連絡先がメモどおり ③挨拶に伺う日を決まったように書かない ④進行中の案件（年末のカタログ印刷・納期12月10日）と引き継ぎを書く ⑤担当期間を書く場合は3年 ⑥メモに無い思い出話・相手の評価を作らない ⑦メモに無い事実・連絡先・約束を足さない。「責任を持って引き継ぎを行います」のような、日付や条件を作っていない一般的な請け合いと、「多くのご指導ご支援をいただき」のような定型のお礼は、書き足しに数えていません（判断が分かれうる点です）。
| 条件 | 7項目 | 担当の最終日 | メモに無い書き足し |
|---|---|---|---|
| Opus 5.5・プロンプトあり | 7 / 7 | 「浅野様のご担当は、9月30日までとなります」と最終日を書いた | なし |
| Opus 5.5・ただ頼んだだけ | 6 / 7（⑥×） | 最終日を書いた | あり。相手の評価「いつも丁寧にご対応いただき」 |
| Haiku 4.5・プロンプトあり | 6 / 7（①×） | 担当の最終日（9月30日）が無い | なし |
| Haiku 4.5・ただ頼んだだけ | 6 / 7（①×） | 担当の最終日（9月30日）が無い | なし（宛名に会社名が無い。採点の外） |
- 後任の連絡先と、未定の訪問日は4条件とも正しかった。後任のメールアドレスは4条件とも正しく写され、メモの「今と同じ代表番号」も4条件とも同じ意味で書かれ、大阪支店での連絡先を作った条件もありませんでした。挨拶の訪問は、4条件とも相手の都合を尋ねる形で書かれました。
- Haiku 4.5は2条件（各1回）とも、担当の最終日（9月30日）を落とした。異動の日付（10月1日付）は書かれましたが、今の担当がいつまでかは書かれませんでした。取引先が「いつまで誰に連絡すればよいか」を判断する情報なので、送る前に確かめる必要があります。
- Opus 5.5（ただ頼んだ条件の1回）は、メモに無い相手の評価を足した。「いつも丁寧にご対応いただき」と書きました。お礼の文として自然でも、メモに無い評価です。同じOpus 5.5でも、プロンプトありの1回では書かれませんでした（各1回の比較で、プロンプトの効果とまでは言えません）。
異動の挨拶メールのプロンプト（コピーして使えます）
上の検証で「プロンプトあり」に使ったものと同じです。
次のメモをもとに、取引先に送る異動の挨拶メールを作ってください。 ルール： - 日付・後任・連絡先はメモの表記どおりに書く - 決まっていないこと（挨拶に伺う日など）は、決まったように書かない - メモに無い思い出話・連絡先・約束は足さない ［ここにメモを貼り付け］
使うときのコツ
- 最終日が入っているかを確かめる。検証では、異動の日付だけが書かれ、担当の最終日が落ちた例がありました。
- お礼の文に、覚えのない評価や出来事が無いかを読む。「いつも丁寧にご対応いただき」のような文は、メモに無ければ自分の言葉で書き直します。
- 連絡先はメモからそのまま写されたかを見比べる。今回は4条件とも正しく写されましたが、メールアドレスの1文字違いは読んでも気づきにくいため、送る前に見比べます。
よくある質問
異動の挨拶メールには何を書けばよいですか？
異動の日付と今の担当の最終日、後任の名前と連絡先、引き継ぐ案件と納期、お礼を書きます。挨拶に伺う予定があれば、日程が決まっていないことが分かる形で相手の都合を尋ねます。
AIに異動の挨拶メールを書かせると、間違えますか？
当社の検証（各条件1回）では、Claude Opus 5.5・Haiku 4.5とも後任の連絡先を正しく写し、未定の訪問日を決まったようには書きませんでした。一方、Haiku 4.5は2条件とも担当の最終日を落とし、Opus 5.5はただ頼んだ条件の1回で、メモに無い相手の評価（「いつも丁寧にご対応いただき」）を足しました。
合同会社フューチャープロンプト（AIプロダクト開発・業務自動化／東京・渋谷）がまとめました。AIの検証は2026年9月26日に行いました。検証の作り方は検証・編集・AI利用方針をご覧ください。
取引先へのメールの下書きと確認をAIで行う仕組みづくりのご相談
合同会社フューチャープロンプトは、社内のメモから取引先へのメールを下書きし、日付や連絡先の抜け、メモに無い書き足しを確かめる手順まで含めた仕組みづくりをご一緒します。
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