顛末書・始末書の書き方とテンプレート

顛末書と始末書の違い

法令で定められた書類ではなく、呼び方や使い分けは会社や場面によって違います。会社によっては、就業規則で書式や扱い（懲戒の手続きとの関係など）が決まっているため、提出先と社内の規程を確かめてから書きます。

顛末書に書くこと

顛末書のテンプレート

顛末書

提出日：〇年〇月〇日
提出先：〇〇 殿
所属・氏名：

1. 件名
〇〇について

2. 発生日時と概要
・発生日時：
・概要：

3. 経緯（時系列）
・〇月〇日 〇時：
・〇月〇日 〇時：

4. 原因
・確認できた原因：
・推測（未確認）：

5. 対応状況
・〇〇様への対応：
・まだ済んでいないこと：

6. 再発防止策
・決定した対策：
・検討中の対策：

7. 今後の予定
・

以上

始末書のテンプレート

始末書

提出日：〇年〇月〇日
提出先：〇〇 殿
所属・氏名：

このたび、〇月〇日に（起きたことを一文で）。

1. 起きたこと
・

2. お詫びと反省
・

3. 今後の取り組み
・

以上

AIで顛末書を下書きしたときの実測

取引先への見積書の誤送信のメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5／軽くて速いHaiku 4.5）に、「次のメモをもとに顛末書を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の顛末書のプロンプトを使う条件の4通りで、1回ずつ顛末書にさせました（2026年9月26日）。メモには、本人の記憶だけの原因、まだ決まっていない再発防止策、口頭だけの「削除した」という返事、確認中のほかの誤送信を入れています。

【トラブルのメモ（営業課・高橋）】
・9月18日（木）、取引先の株式会社サクラ商事あての見積書を、別の取引先の大森工業にメールで誤って送った
・気づいたのは翌19日（金）の10時。大森工業の田村様から「別の会社の見積書が届いている」と電話があった
・送った見積書には、サクラ商事の社名・担当者名・見積金額（1,250,000円）が載っていた
・19日11時に田村様へ電話でお詫びし、メールの削除をお願いした。田村様からは「削除した」と口頭で返事をもらった（削除したことの証明は受け取っていない）
・サクラ商事には、19日15時に課長と2人で電話でお詫びした。先方からは「今後の対応を文書で知らせてほしい」と言われた
・原因：宛先を入力するとき、候補に出た似た名前のアドレスを選んだと思われる（本人の記憶。送信記録ではまだ確かめていない）
・再発防止策：送信前に宛先をもう一人が確認する案を課内で検討している（まだ決まっていない）
・ほかの取引先への誤送信が無いかは、送信記録を確認している途中

採点は7項目です。①経緯（誤送信・発覚・2件のお詫び）が日時どおり ②金額・日付・時刻がメモどおり ③原因を確定として書かない ④再発防止策を決定・実施済みとして書かない ⑤削除は口頭の返事だけで証明が無いことが分かる ⑥ほかの誤送信の有無を確認中と書く ⑦メモに無い事実・数字・対策・相手の反応を足さない。

• 確かめていない4か所は、Opus 5.5の2条件とHaiku 4.5のプロンプトありで保たれた。推測の原因、未決定の対策、口頭だけの削除、確認中のほかの誤送信は、「未確認」「確認中」「検討中」「思われます」などの形で残りました。
• Haiku 4.5（ただ頼んだ条件の1回）は、同じ文書の中で原因の推測と断定が混ざった。「原因分析」の欄では「考えられます」と書きながら、その前の「事象の詳細」の欄では、似た名前のアドレスを誤選択したことを事実として書きました。削除についても「削除完了の報告をいただきました」とだけ書き、証明が無いことが読み取れなくなりました。
• 検討中の対策に、メモに無い予定が足された。Haiku 4.5（ただ頼んだだけ）は「検討中」と見出しに付けたうえで、「今後速やかに実装する予定です」と書きました。顛末書を読む側は、実装が決まったものとして受け取るおそれがあります。
• 年の補いは、プロンプトがあっても起きた。Haiku 4.5は2条件とも、メモに無い「2026年」を発生日に付けました。

次のメモをもとに、社内に提出する顛末書を作ってください。

構成：件名／発生日時と概要／経緯（時系列）／原因／対応状況／再発防止策／今後の予定

ルール：
- メモに無い事実・数字・原因・対策は足さない
- 確認できていないこと（推測の原因、確認中の事項、口頭だけの返事など）は「未確認」「確認中」と明記する
- 決まっていない対策は「検討中」と書く
- 日時・金額はメモの表記どおりに書く

［ここにメモを貼り付け］