社内通知の書き方と例文

社内通知に書くこと

社内通知の例文（システム切り替えの案内）

件名：〇〇の切り替えについて（お知らせ）

全社員各位

〇〇部長　〇〇

〇〇を、現在の「〇〇」から「〇〇」へ切り替えます。

1. 切り替えの日
〇月〇日（決まっていない場合は「まだ決まっていません。〇月に〇〇が決める予定です」）

2. 説明会
日時：〇月〇日（〇）〇時〜（未定の場合は「未定です」）
会場：〇〇（仮押さえの場合は「仮押さえ中で、確定していません」）
対象：〇〇部は全員、〇〇部は課長以上（決まっていない部署は「まだ決まっていません」）

3. 皆さんにお願いすること
〇〇を、切り替えまでに行ってください。締め切りは〇月〇日です。

4. 問い合わせ先
〇〇部　〇〇（内線〇〇）

以上

AIで社内通知を下書きしたときの実測

経費精算システムの切り替えのメモ（架空）を、答えを知らない状態のClaude（Opus 5.5と、軽くて速いHaiku 4.5）に渡し、通知文を1回ずつ作らせました（2026年9月30日）。頼み方は2通りです。「次のメモをもとに社内通知を作ってください。」とだけ頼む条件と、下の社内通知のプロンプトを使う条件で、モデルとの組み合わせは4通りです。メモには未定のことを5つ入れています。切り替えの日、説明会の会場（仮押さえ）、説明会の日時、対象の部署の一部、未精算の申請の提出の締め切り（後で決まる）です。

【メモ（総務・小林）】
・全社員あてに、経費精算システムの切り替えを知らせる社内通知を出したい
・新しいシステムの名前は「ケイヒノート」。現行の「精算くん」は今年度末で使えなくなる
・切り替えの日は、まだ決まっていない（10月中旬に経理部長が決める予定）
・使い方の説明会を開く予定。会場は会議室Bを仮押さえしているが、確定はしていない。日時も未定
・説明会の対象は、営業部と総務部は全員参加。開発部は課長以上だけ参加。ほかの部署は、対象にするかまだ決めていない
・切り替えの前に、各自が「精算くん」に入力済みの未精算の申請をすべて提出しておくこと（提出の締め切りは切り替えの日が決まってから知らせる）
・問い合わせは総務の小林（内線 214）
・この通知の発信者は総務部長の中川

採点は7項目です。①システム名と、現行のシステムが今年度末で使えなくなることがメモどおり ②切り替えの日を確定したように書かない ③説明会の日時を確定したように書かない ④説明会の会場を確定したように書かない ⑤説明会の対象は決まっている部署だけを書き、決まっていない部署を入れる・外すと書かない ⑥未精算の申請の提出を求め、締め切りは後で知らせると書く ⑦問い合わせ先と発信者がメモどおりで、メモに無い事実・約束を足さない。

• Opus 5.5は2条件とも7項目をすべて満たした。切り替えの日と説明会の日時は日付を作らず、会場は仮押さえで確定していないと書きました（例：「会議室Bを仮押さえしています（まだ確定していません）」）。ほかの部署の対象は「検討中」「まだ決まっていません」と書き、対象に入れも外しもしませんでした。
• Haiku 4.5は2条件とも6項目。プロンプトありの条件は、日付・会場・対象の未定をどれも決まったようには書きませんでしたが、「精算くんが今年度末で使えなくなる」という通知の要点が抜けていました。ただ頼んだ条件は、日付や対象は正しく書いた一方、「経理部長より別途通知いたします」と、メモに無い経理部長の通知を書き足しました。
• 未定の書き方に、大きな崩れは出なかった。今回のメモでは、4条件とも日付・時刻・締め切りを作った条件はありませんでした。差が出たのは、未定の事項ではなく、要点の脱落と、担当者の動きの書き足しでした。
• 会場の書き方は3通りに分かれた。「仮押さえ」まで書いた条件、「会議室B（予定）」と書いた条件、「調整中」と会議室Bに触れなかった条件がありました。「予定」は確定に近く読めるため、仮押さえかどうかを通知に残したいときは、メモにその旨を書き、通知にも入っているかを確認します。

次のメモをもとに、全社員に向けた社内通知を作ってください。

ルール：
- 日付・時刻・会場・対象は、メモに書かれたものだけを書く
- 決まっていないこと（日時・会場・対象・締め切りなど）は、決まったように書かず、未定であること（分かれば決める予定）を書く
- 仮押さえなど確定していないものは、確定していると分かる書き方にしない
- メモに無い事実・約束・依頼は足さない

［ここにメモを貼り付け］